Newbie-Frage zum Anlegen neuer Mitglieder



  • Moin, moin, ich habe gerade das Weihnachtspaket installiert und versuche mich zurecht zu finden. Da taucht gleich die erste große Frage auf: Muss ich als Admin neue Mitglieder anlegen (was unpraktisch wäre) oder können die Leute sich selbst anmelden? Wenn ja, wie geht das?
    Was ich vorhabe: ich habe unsere Gottesdienste für Heilig Abend in den Kalender geschrieben. Nun möchte ich einen Link veröffentlichen, unter dem Interessierte sich registrieren und anmelden können.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @Theophilus schön, dass du hier gelandet bist. Da gibt es jetzt viele Wege, die nach Rom führen 🙂

    Schau dir vielleicht mal unsere Blog-Serie zu Anmeldung zu Gottesdiensten an oder auch hier einige Videos speziell für die Anmeldung zu Weihnachten.

    Ansonsten ist das Stichwort Gruppenanmeldung und Gruppenhomepage das was du suchst.

    Wenn du dann konkrete Fragen hast, melde dich gerne hier wieder zu Wort.



  • @jziegeler Danke, das hat mich weiter gebracht.
    Ich habe nun einen Gottesdienst angelegt und kann die Leute über eine Warteliste anmelden. Sie werden darüber per Mail informiert. So weit, so gut.
    Brauche ich für den Checkin eine Internetverbindung? Wir planen openAir Gottesdienste in der Pampa ....
    Und wie kann ich die Corona-Liste (Adressliste mit TelNr) anschließend aufrufen und ausdrucken?
    Gäbe es auch die Möglichkeit, die Liste der Angemeldeten vorab auszudrucken und vor Ort mit Kugelschreiber abzuhaken? (Wenn kein WLAN vorhanden)



  • Hallo @Theophilus
    Das CheckIn Modul braucht definitiv Internet. Ihr könnt ja einen LTE Router nutzen.
    Zum Thema Ausdrucken (völlig egal ob vor oder nach der Veranstaltung): Beschäftige dich doch einmal mit den Gruppenfiltern. Ein anschließender Export nach Excel und der Ausdruck derselben sollte ja dann kein Problem darstellen... 😉
    Zu den Filtern gibt es jede Menge Infos hier im Forum.



  • @Theophilus wir machen das Checkin auch mit Papier. Dafür nehme ich die Geuppenliste (wegen Datenschutz ohne Adressen als Export) und die Teilnehmer werden „mit Kugelschreiber“ abgehakt. Parallel steht noch jemand mit so einem Klickzähler in der Hand. Wenn die Veranstaltung sehr groß ist könnt Ihr ja Checkin Stellen nach Buchstaben machen und die Alphabetische Liste aufteilen.

    Unsere Checkin Mitarbeiter fühlen sich auch nach fast einemJahr mit Papier wohler. Vielleicht startet die Jugend nächstes Jahr mit QR aber sonst brauchen wir es an der Stelle traditionell und es funktioniert für 50 Personen ganz gut.



  • @Theophilus Wenn die Leute eher neu denn schon in der Datenbank sind, dann einfach gruppenspzifische Felder für Telefonnummer einfügen. Emailadresse muss man ja zum online Anmelden eh angeben, kann man als Personenfeld in der Gruppenliste mit anzeigen. Und dann mach ich den Export aus der Gruppe ...
    Ich hoffe dass du in den Möglichkeiten aufgehst und nicht untergehst, es gibt so viele Szenarien, die ChurchTools inzwischen abdeckt.



  • ok, es gelingt mir, alle Leute einer Veranstaltung als csv zu exportieren, deren Status "Teilnehmer" ist (statt "Teilnahme beantragt"). Ich finde aber keinen Weg, auf die abgeschlossene Checkliste zuzugreifen. Das Kriterium "eingecheckt" wird nicht angeboten. Beim Abschluss der Checkin-Liste wird auf die Möglichkeit hingewiesen, sie auf einem angeschlossenen Drucker auszugeben - aber wie / wo richte ich einen Drucker ein? Könnte die auch über einen pdf-Druckertreiber ausgegeben werden?



  • @andrea-schulz Das wäre bei uns vermutlich ähnlich. Ich denke mir, dass der Checkin mit Papier auch schneller geht.



  • Ein weiteres Problem taucht auf: ich habe jetzt verstanden, dass Teilnehmer sich zwar selbst anmelden können und dann automatisch in die Datenbank aufgenommen werden. Ein Anlegen als Mitglied mit definierten Rechten kann nur der Admin machen. Ich versuche nun, unseren KGR als Mitglieder anzulegen und stolpere über das Feld "Einwilligung" - es ist vielleicht etwas haarspalterisch (aber einige Mitglieder sind da sehr genau): ich will die Leute ja erst einladen, sich anzumelden und ein Passwort zu definieren. Eine Einwilligung liegt also noch nicht vor. Ist meine Vorgehensweise falsch?



  • @Theophilus Du kannst die Filterfunktion nutzen, um eine Liste der tatsächlich anwesenden Besucher zu erhalten:

    Bildschirmfoto 2020-12-12 um 21.06.16.png
    Wenn ihr eine Möglichkeit habt für WLAN, ermutige ich dich, den Checkin zu nutzen. Ich finde es einfach genial und möchte es nicht mehr missen. Vor meiner Zeit wurden die Kinder immer mit Papierlisten eingecheckt, die Anwesenheit wurde dann nachträglich in CT gepflegt. Das ist ein in meinen Augen unnötiger Zusatzaufwand. Und seit es die QR-Codes gibt, ist es noch komfortabler geworden!



  • @D-Winkler_FR Danke für die Antwort! Ich werde aus deinem Screenshot allerdings nicht schlau. Die Funktion "ist aktuell in" liefert bei mir auch diejenigen Teilnehmer, die angemeldet, aber nicht eingecheckt sind.



  • @D-Winkler_FR @Theophilus
    ich glaube, der Filtereintrag taucht aber nur auf, wenn auch Gruppenreffen angelegt sind. Das alleinige Pflegen der Teilnehmer in einer Gruppe reicht glaube ich nicht aus.

    Zum Anlegen von Personen: Evtl. müsstet ihr da gedanklich ein paar Dinge trennen. Wir machen es so:
    Mitglieder (Gemeindemitglieder) füllen einen Personendatenbogen aus und willigen in diesem auch in die Speicherung ein. Anschließend werden sie von einer Person, die den Dienst der Mitgliederverwaltung macht, eingepflegt.
    Wir haben leider keine Gemeindesekretär(in).
    Das andere sind die Mitarbeiter in der Gemeinde. Diese willigen ja in ihren Dienst ein, und die werden dann mit Namen und Mailadresse angelegt und werden dann zu Churchtools eingeladen. Anschließend können die Mitarbeiter dann ihr Passwort setzen und willigen auch in die Speicherung der Daten ein.
    Falls der neue Mitarbeiter schon Mitglied ist, ist er schon angelegt und hat seine Zustimmung schon gegeben.
    Teilnehmer einer Veranstaltung können Mitglieder oder Nicht-Mitglieder sein. Existieren sie noch nicht, erklären sie ja bei der Anmeldung ihre Zustimmung.



  • @Theophilus ah, jetzt klappt es. "Gruppentreffen hat teilgenommen am ..."



  • @metowa20 Wenn es uns gelingt, WLAN an die Veranstaltungsorte zu bringen - kann dann der Checkin auch parallel mit mehreren Laptops erfolgen? Oder kann auf die Datenbank nur von einem Gerät zur Zeit zugegriffen werden?


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @Theophilus der Zugriff ist mit mehreren Geräten möglich. Schau dir sonst auch mal die neue Möglichkeit des checkins mit der App an, dann würden die mobile Daten reichen.



  • @jziegeler super Tipp. Ich kann also mehrere Mitarbeiter mit der Handy-App an die Eingänge stellen und den Checkin durchführen. Lässt sich im Nachhinein nachvollziehen, wer an welchem Eingang eingecheckt hat? Das könnte für die Kontaktverfolgung wichtig sein.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @Theophilus Nein, das ist nicht möglich.

    Ein workaround wäre möglich: du lässt jeden Eingang ein eigenes Treffen anlegen, dadurch könntest du es nachverfolgen



  • Dann müssten sich die Leute schon bei der Anmeldung für einen Eingang entscheiden?? Oder könnte man sie beim Checkin einer Gruppe zuordnen? Das gibt das Tool, glaube ich, nicht her.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @Theophilus Du hast eine Gruppe zum Anmelden, für den Checkin nutzt du die gleiche Gruppe, aber unterschiedlich "Gruppentreffen".

    • 24.12. - 16.00 Uhr
    • 24.12. - 16.01 Uhr
    • 24.12. - 16.02 Uhr

    Dadurch hat jeder Checkin auf die gleichen Leute zugriff. Du musst dir nur merken welches Treffen für welchen Eingang angelegt wurde und dadurch ist es nachvollziehbar, wer sich wo eingecheckt hat.


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