Finanzen - Buchungen - URL zur PDF-Datei

UweKersten

Ich wünsche mir Folgendes:
In der Tabelle Buchungen eine Spalte, in der in jeder Buchungszeile nur ein Button hinterlegt worden ist. Dieser Button hat zwei Zustände, einen "rot" und einen "grün". Hinter dem Button kann eine URL liegen, dann ist der Button automatisch grün, ohne URL ist er rot. Klicke ich auf den roten Button passiert nichts, klicke ich auf den grünen, wird automatisch auf die dahinterliegende URL verzweigt und der PDF-Beleg, der z. B. in der NextCloud oder einem Gemeindeserver liegt, in einem separaten Fenster angezeigt. Das Fenster kann geschlossen werden und ich bin wieder in der alten Tabelle Buchungen.

Der Link selbst wird in dem einzelnen Buchungsfenster in einem neu zu programmierenden Feld für dieses Fenster, in das der Link eingetragen werden soll, hinterlegt.
Zur Zeit habe ich schon Versuche gemacht und den Link in das Feld Belegnummer (danke, dass dieses Feld aphanummerisch ist) aufgenommen. Die Linkverzweigung klappt hervorragend, aber erstens ist dieses Feld für eben die Belegnummer vorgesehen und zweitens klappt die Verzweigung natürlich nicht mit einfachem Klick auf dieses Feld. Drittens hat die Farbvariante in der Tabelle Buchungen den Charme, dass ich sofort sehen kann, ob für diese Buchung ein Beleg vorhanden ist, ohne mir den Beleg sofort ansehen zu müssen.

Zusätzlich wäre es vlt notwendig, (pro Monat) einen Sonderbutton zu haben, bei dessen Auslösung automatisch geprüft wird, ob alle Verlinkungen dieses Monats noch gültig sind. Farbumschlag in gelb, wenn nicht mehr gültig?

Begründung:
Fast jede Buchung hat als Grundlage einen Beleg. Dies gilt auch für z. B Lizenzen oder Abbuchungen von Behörden, bei denen es nicht immer einen einzelnen Beleg gibt, aber evtl einen Brief oder eine sonstige Unterlage als einzelne Grundlage für diverse Buchungen im Jahr.
Viele Rechnungen kommen bei uns schon online an, weil online bestellt wurde.

Papierrechnungen können sehr einfach über unseren großen Drucker gescannt und in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt werden, wo sie vom Buchhalter an einem entgültigen Ort gespeichert werden können, um sie dann mit CT zu verlinken.

Zur Zeit bin ich noch in diversen Test begriffen, da unsere Gemeinde gerne von Optigem nach ChurchTools (CT) wechseln möchte. Insofern weiß ich nicht, ob mein Wunsch überhaupt berücksichtigt wird, da CT n o c h nicht das offizielle Buchungsinstrument unserer Gemeinde ist. Was sich aber durch CT gegenüber Optigem bei uns ändern soll ist, dass mehr Kostenstellenverantwortung durch die einzelnen Personen bzw. Gruppen übernommen werden soll.
Der Verursacher eines Vorgangs kann in verschiedenen Bereichen unser Gemeinde tätig sein, davon abweichend auch derjenige, der die Kosten zu genehmigen hat. So sollte der Kostenverantwortliche auch besser über die Entwicklung informiert sein. Dies wiederum klappt meiner Meinung nach durch ein integriertes Instrument wie CT viel besser, als wenn sich nur zwei Leute (bei uns) in Optigem tummeln dürfen und der Rest der Gemeinde auf diese zwei bei allen Fragen der Auswertung angewiesen ist.

Vielen Dank fürs Lesen!

Andy

@uwekersten vor ChurchTools Finanzen nutzten wir den Sync zwischen Optigem und ChurchTools und haben so auch damals schon Kostenstellen mit Budgets in CT abgebildet. Noch davor hatte ich schon den Wunsch geäußert, einen Workflow für die Belegabrechnungen zu integrieren. Also eingehende Rechnungsbelege dem jeweiligen Budgetverantwortlichen oder dem Besteller direkt digital zukommen zu lassen und den Genehmigungsworkflow komplett in CT abzubilden. Damit verbunden wäre dann natürlich auch eine Ablage der Belege zur entsprechenden Buchung - das ist ja das, was du dir hier wünscht. Aber als ich damals rumgesponnen habe, da war von CT Finanzen noch lange nichts zu sehen. Müsste so 2015/2016 gewesen sein.

Das wäre noch mal einer oben drauf auf deinen Wunsch mit der Belegablage.

UweKersten

@andy

Da bin ich völlig bei dir, natürlich schwebt mir auch schon so ein Workflow im Kopf, aber ich wollte es hier nicht übertreiben...

Andy

@uwekersten wie gesagt ... das Thema gibt's bei mir schon seit Jahren und wurde auch schon mal in Richtung @jmrauen transportiert.

Herbert

Das wäre ein super feature - auch schon in der Basis- Variante wie von Uwe beschrieben! wir sind gerade beim Einstieg in das CT Finanzmodul und wollen Belege soft ablegen... wie kann man dem Wunsch Nachdruck verleihen?

Andy

@herbert es werden ja immer mehr Gemeinden, die ChurchTools Finanzen verwenden und ich denke, dass auch die CT-Verantwortlichen dieses Feature gerne sehen würden. Es gibt derzeit aber andere Schwerpunkte (neues Gruppen-Modul u. ä.).

wie kann man dem Wunsch Nachdruck verleihen?

Wenn sich Gemeinden finden, die dieses Feature finanziell unterstützen, dann mag es u. U. möglich sein, hier die Priorität zu erhöhen. Das Voting für diesen Feature-Wunsch ist bisher sehr mau. Mein Interesse an der Funktionalität aber sehr hoch (!) ... vielleicht in Zukunft auch von @MichaelG u. a. ... könnte ich mir vorstellen.

Daher ist es erstmal gut, dass der Beitrag wieder an die Oberfläche kam.

andrea.schulz

@andy I h habe auch gerade meine Stimme für den Vorschlag im ersten Beitrag abgegeben. So eine Ablage der Belege wäre wirklich klasse.

Dem Thema finanzielle Beteiligung stimme ich aber absolut nicht zu. das Finanzen Modul kostet jetzt schon extra und ich habe Null Verständnis dafür dass es seit einem Jahr keine Weiterentwicklung gab.

MichaelG

@andy wäre es aber nicht noch besser, Belege direkt in CT hochladen zu können?! Ich selbst habe mich mit dem Modul noch nicht befasst. Aber das wäre für mich intuitiver, als irgendwo anders was abzulegen und dann den Link zu kopieren um ihn dann in CT einzufügen

Herbert

@michaelg in der Tat wäre das für uns die optimale Lösung!

Andy

@michaelg so ist es von mir auch gemeint.

MichaelG

@andy

Ok super. Aktuell werden wir vor allem die Spendenbescheide über das Modul verschicken. Es gibt also nach und nach einen Roll-out bei uns. Wenn du aber schon mehr Infos hast, wie die geteilten Kosten aussehen würden, kann ich das gerne mit unseren Finanz-Gurus besprechen

Andy

@andrea-schulz sagte in Finanzen - Buchungen - URL zur PDF-Datei:

ich habe Null Verständnis dafür dass es seit einem Jahr keine Weiterentwicklung gab

Echt? Okeeee.
Das Geschehen der letzten fast zwei Jahre hat sicherlich einige Prioritäten verschoben ... nicht nur bei CT. Es musste ja deutlich mehr menpower in den CheckIn u. ä. gesteckt werden.

Andy

@michaelg sagte in Finanzen - Buchungen - URL zur PDF-Datei:

Wenn du aber schon mehr Infos hast, wie die geteilten Kosten aussehen würden, kann ich das gerne mit unseren Finanz-Gurus besprechen

Das war ja nur der Hinweis, wie man die Sache vielleicht ein wenig beschleunigen könnte. Denn das war ja die Frage von @Herbert .

UweKersten

@michaelg In der Tat wäre das eine gute und für den Anwender einfache Lösung. Allerdings würde das für CT bedeuten, dass ein erheblich höherer Massenspeicheraufwand zu realisieren wäre, da ja hinter einem Link durchaus ein mehrseitiges Dokument hinterlegt sein kann, während heute für eine Buchung der Datenspeicheraufwand recht gering und damit schnell ist. Ich meine mich erinnern zu können, dass es auch eine Diskussion gab um die Verlinkung von Dokumenten im CT-Wiki, und dass das Wiki nicht dazu dienen sollte, eine umfangreiche Dokumentenablage zu gestalten. Vielleicht könnte @Andy was dazu sagen...

Andy

@uwekersten Speicherplatz sollte wohl das kleinste Problem sein.

ulli-lo

Die Möglichkeit, beim Buchen digitale Belege direkt hinzuzufügen ist m.E. sehr grundlegend für ein Finanzmodul. Dieses Feature wurde vom CT-Entwicklerteam folgerichtig auch in der letzten (oder vorletzten?) Jahres-Vorschau zur Umsetzung angekündig, sehr zur Freude unserer Kassenwartin. Seitdem schauen wir jeden Monat gespannt auf die neue CT-Version, die ja (großes Lob an die Entwickler!) in verlässlicher Regelmäßigkeit veröffentlicht werden. Leider warten wir aber immer noch auf diese angekündigte Erweiterung.

theo

Sicher für viele Gemeinden ein K.O Kriterium um zu CT mit der Buchhaltung zu wechseln. Ich weiß zumindest von mehreren in unserem Dunstkreis.
Bitte mit App-Scan realisieren

theo

@Andy welche Finanzielle Unterstützung wäre hier notwendig?

jziegeler

@theo eine erste Form des Ablegens von belegen zu einer Buchung ist bereits in der mache, ein Datum kann ich allerdings dazu noch nicht nennen