Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT

[bwl21]

@simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Dann muss man diese Kombination nicht bei jeder Person bedenken, sondern nur beim Anlegen der Gruppe.
Noch einfacher wäre es, wenn solche Eigenschaften "vererbbar" wäre (z.B. dass ALLE Untergruppen des Bereichs "Kinder & Familien" automatisch auch "führungszeugnisrelevant" sind).

Im Grunde sind das alles Workarounds. Wir haben das heute behandelt und werden zunächst so vorgehen:

Eine Gruppe MC Kinder- und Jugendschutz:

• Zugriff für Pastoralmitarbeiter und speziell beauftragte.
• Die Rollen in dieser Gruppe
  • Beauftragter - Beauftragter für Prävention usw. Dar die Liste
    pflegen
  • Mitarbeiter - Mitarbeiter im Kinder-Jugendbereich
  • Anfrager - den gibt es immer
  • inaktiv - Mitarbeiter ist nicht im Jugendbereich aktiv
• Die Gruppe hat mindestens die Teilnehmerfelder
  • KJS Führungszeugnis
  • KJS letzte Schulung
  • KJS Selbstverfplichtung
  • KJS besuchte Schulungen

Zur Überwachung der Termine wird regelmässig eine Liste der Mitarbeiter
erzeugt und nach Datum sortiert, um die Personen anzuschreiben. Followup ist m.e. da nicht notwendig.

Damit kann man über die Abfragen relativ einfach für eine einzelne Gruppe den "Präventionsstatus" rausfinden.

Leider hat der Ansatz noch ein paar Anforderungen an CT, von denen ich hoffe, das das neue Gruppenmodul hier die Lösungen bringt:

1. Datumsfelder in den Gruppenteilnehmerfeldern. Momentan simulieren wir das durch ein Textfeld mit Format YYYY-MM-TT

2. Bessere Auswertungen direkt in CT, insbesondere Daten aus mehreren Gruppen zusammenführen. Momenntan müssen wir ggf. nach Excel raus, die Auswertung machen

So wichtig das Thema ist, es ist nichts was man täglich mehrmals macht. Daher kann man zunächst mit den Workarounds leben - aber eben nicht auf Dauer.

[BeSt]

Hallo.

Wir haben Chruchtools nun auch "produktiv" als Gemeindeverwaltung eingeführt und eines der ersten "Probleme" mit denen wir konfrontiert sind, ist die Führungszeugnis-Geschichte. Gibt es zu diesem FR irgendwelche Neuigkeiten? Wäre genial, wenn es hier weitergehen würde.

Eine grundsätzlich Rückmeldung von CT wäre phantastisch, weil sicher immer wieder eine "neue" Chruchtools-Gemeinde hier landet und sich fragt: "Soll ich den Workaround versuchen umzusetzen oder lohnt es sich auf eine besser integrierte Lösung zu warten?"

[bwl21]

@best sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Eine grundsätzlich Rückmeldung von CT wäre phantastisch, weil sicher immer wieder eine "neue" Churchtools-Gemeinde hier landet und sich fragt: "Soll ich den Workaround versuchen umzusetzen oder lohnt es sich auf eine besser integrierte Lösung zu warten?"

Wenn ihr die Funktion wirklich braucht (m.E. ist das juristisch der Fall), dann könnt ihr ja nicht warten. Also stellt sich die Frage, ob ihr diesen Workaround nehmt (der immerhin funktioniert) oder was ganz anderes ausserhalb von CT macht (was ich in dem Fall nicht tun würde - wir sind von excel-Listen auf CT in der Sache auf CT umgestiegen).

[BeSt]

@bwl21 Wir machen es bisher auch "manuell" außerhalb von CT. Mit "warten" meinte ich, ob ich es für die jetzt grade anstehenden Aktualisierungen nochmal "manuell" nachhalte und mit der Integration der FZ-Verwaltung ins CT warte, bis es eine "richtige" Funktion dafür gibt, oder ob ich es jetzt alles in CT als FollowUp "reinklopfe".

Wenn es halt in 3 oder 6 Monaten oder so eine FZ-Funktion geben könnte, dann würde ich es bis dahin manuell machen. Ansonsten eben nicht.

[bwl21]

@best also Followup würde ich es nicht machen. Das ist m.E. zu kompliziert.

Es reicht m.E. ein mal im Monat aus der liste die überfälligen wieder rauszusuchen.

Das in CT zu machen hat auch den Vorteil, dass man in der Suche (durch Kombination der Gruppen) z.b. alle Kindermitarbeiter suchen kann deren Schulung aktualisiert werden muss. Daher sehe ich keinen wirklichen Grund, zu warten.

[BeSt]

@bwl21 Der Charme eines FollowUp ist halt, dass es zumindest teil-automatisiert läuft. Ich habe einfach die Erfahrung gemacht: "Was nicht automatisch passiert, wird vergessen".

[bwl21]

@best Wenn du da einen praktikable Lösung hast, bin ich interessiert ...

[BeSt]

@bwl21 Wie gesagt, noch habe ich keine als von mir funktionierend getestete Idee. Daher der Gedanke es doch als FollowUp umzusetzen, wie es hier beschrieben ist: https://www.youtube.com/watch?v=5Iq6QnRo8aU&t=39s

[bwl21]

@best das hab ich probiert, war mir am Ende etwas zu umständlich und nicht wirklich praktikabel. I regelmäßigen Abständen eine Liste zu checken erscheint mir praktikabler.

[Andy]

@bwl21 läuft bei uns seit Jahren stabil

[bwl21]

@andy kannst du mir details nennen, wie ihr das macht?

[Andy]

@bwl21 so wie dutzend-fach beschrieben mit dem FollowUp. Läuft ja von selbst, wenn einmal eingerichtet. Habe ich oben aber auch schon geschrieben.

[bwl21]

@andy sorry - jetzt habe auch ich es gefunden, vor allem das Video ...

Das hab ich nun angeschaut - werde es aber so nicht umsetzen, aus folgenden Gründen:

• Man muss sehr viel dafür konfigurieren. Man hat ja nicht nur das Führungszeugnis sondern auch Kompetenzmanagement, Wartungsintrvalle usw. Für jeden dieser Aspekte braucht man dan zwei gruppen und zwei Followups ...

• Es ist nicht so einfach, den aktuellen Stand insgesamt auszulisten bzw. auszuwerten, da die Information in den Followups und Grupeneintrittsdaten usw. steckt.

Daher werden wir bei der Abbildung eine einfachen Liste als Gruppe mit Gruppenteilnehmerfeldern bleiben. Leider kann ich diese nicht in CT vollständig auswerten weil man nicht Gruppenteilnehmerfelder noch kein Datum können. Aber das kann ja noch kommen ...

[Simon2]

Soooo .... jetzt möchte tatsächlich unsere "Institutionelle Schutzkonzept-Gruppe" CT nutzen.

Daraufhin habe ich das mal mit den 2 Gruppen inkl. FollowUps ausprobiert.
Teilweise ganz schick, aber

1. Es ist alles andere als intuitiv

• was sollen Leute, die sich mit dem Schutzkonzept auskennen mit den Begriff "Follow-Up" anfangen?
• "Datum Gruppeneintritt" als "Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses" zu interpretieren ist alles andere als selbsterklärend
• ... geschweige denn der manuelle Prozess, das dann anzupassen (nachdem man bestätigt hat, das gesehen zu haben! Denkt man nicht dran, solange man das Zeugnis noch in der Hand hält, weiß man das Datum doch gar nicht mehr .. oder muss es sich woanders notiert haben)

2. Teil unseres Schutzkonzeptes ist mehr als nur das Einreichen eines Führungszeugnisses: Dazu gehören 2 Schulungen, eine Selbstverpflichtung,.... das scheint mir nicht gut unterstützt zu sein

• "Abgehakt" kann der Prozess erst werden, wenn man alle Schritte durchlaufen hat
• deren Reihenfolge aber beliebig ist (man kann das also nicht einfach durch ein mehrschrittiges FollowUp umsetzen)
• Die "Gültigkeitsdauer" ist auch nicht mehr nur von einem Datum (Ausstellungsdatum Führungszeugnis) abhängig, sondern von mehreren
• "Merkt" man sich die einzelnen "Datumse" in der "ersten Gruppe", sind diese Informationen nach Abschluss des FollowUps und Verschieben in die zweite Gruppe einfach weg.

3. Die Ablage verschiedener Dokumente (z.B. Scan der Selbstverpflichtung) muss eh manuell an der Person passieren und bricht damit den Workflow.

Ergo: Ich denke, ich werde unseren Leuten eine Gruppe vorschlagen mit

• verschiedenen Rollen (angefragt, bestätigt),
• den passenden Feldern,
• automatischen Mails (immerhin)
• und sie dann die "Auswertung" ...
• und den Rollenwechsel manuell machen lassen.

Das ist immerhin etwas besser als Papierwirtschaft.

Was ich mir allerdings in dem Zusammenhang wünschen würde:

1. dass man analog zu Text auch Dateianhänge als "Gruppenfelder" einsetzen kann. Z.B. der Scan der Selbstverpflichtung hat eigentlich nichts in der "allgemeinen Personen-Ansicht" verloren und außerhalb der Gruppe keinen Sinn.
2. FollowUps nicht pro Gruppe, sondern proGruppe UND ROLLE (inkl. Rollenwechsel innerhalb der Gruppe); ich habe länger gesucht, bis ich begriffen habe, dass das gar nicht geht .. war für mich gesetzt.

BTW: Manuell kann man einen Zeitraum für ein "Follow-Up" nicht starten, oder? Oder zumindest als Aktion in eine andere Gruppe kopieren (nicht verschieben)?

Gruß

Simon2

[bwl21]

@Simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Ergo: Ich denke, ich werde unseren Leuten eine Gruppe vorschlagen mit

verschiedenen Rollen (angefragt, bestätigt),
den passenden Feldern,
automatischen Mails (immerhin)
und sie dann die "Auswertung" ...
und den Rollenwechsel manuell machen lassen.
Das ist immerhin etwas besser als Papierwirtsch

Ja, der Follow-up ist m.E. dafür nicht geeignet.

Wir haben das zur zeit nur die Gruppe mit den Gruppenmitgliedsfeldern:

Schulung ist die letzte Schulungsteilnahme. Frühere Teilnahmen stehen in besuchte Schulungen.

Eine gute Idee, den Nachverfolgungsbedarf der Massnahmen in einer Rolle abzubilden, dann kann man die automatishen Mails nutzen und muss nur die Rolle umschalten.

Wer weiss vielleicht bekommen wir da mal noch mehr Automatisierung hin ...

[Simon2]

@bwl21 Danke.

Die "besuchten Schulungen" sind aber Textfelder bei euch, oder?

[bwl21]

@Simon2 das ist ein Tetxtfeld. Würde ich heute als Kommentarfeld machen, da es ja mal mehr schulungen werden

[Karsten Dittmann]

Ich verfolge jetzt seit mehreren Jahren die Diskussionen um den Feature-Vorschlag zur Verwaltung von Führungszeugnissen mit den verschiedenen praktischen Workarounds. Bisher hat mich nichts wirklich überzeugt. Eine Exceltabelle, an zentraler Stelle verwaltet, ist da deutlicher einfacher zu handhaben. Da die Diskussion darum ja schon seit gut 10 Jahren läuft: Gibt es seitens Churchtools eine angedachte Lösung oder bleibt es auf absehbare Zeit bei den Behelfslösungen?

[bwl21]

@Karsten-Dittmann ehrlich gesagt ist die 'zentrale Excel-Liste' die Behelfslösung ...

Und ich sehe nicht so recht, was eine Speziallösung in CT mehr bringt als die Verwendung der vorhandenen Mittel.

Mit den automatischen Gruppen besteht die Aussicht, das noch weiter zu verbessern.