Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken

MichaelG

Pusch
Bei uns entsteht gerade sowas wie ein Mini-Momentum, dass ich gerne nutzen würde. Funktioniert aber nur, wenn die Ernüchterung nicht gleich wieder aufkommt, weil man mit unnötigen Infos zugespammt wird.

bwl21

Die Anforderungen erscheinen mir sehr komplex, ich fürchte, dass sie nach Umsetzung nicht genutzt werden, weil zu kompliziert zu bedienen bzw. zu verstehen.

Im Grunde entstehen durch den Ansatz ja virtuelle Chatgruppen

EVENT xx - Programm
EVENT xx - Musik

usw.

Da muss man dann schon sicher sein, in die richtige Gruppe zu schreiben, zumal man ja mehrere events hat und dann eine große Menge von Gruppen bekommt.

Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, sich mit speziell dafür angelegten Gruppen zu behelfen.

David

@bwl21 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

Die Anforderungen erscheinen mir sehr komplex, ich fürchte, dass sie nach Umsetzung nicht genutzt werden, weil zu kompliziert zu bedienen bzw. zu verstehen.

Ich weiß nicht, was es für die Programmierung im Hintergrund bedeutet, aber für den Nutzer insbesondere einem leicht versierten Eventadmin traue ich das schon zu. Ich stelle mir das so vor, wie wenn man die Mail an die Mitarbeiter schreibt, da kann man ja auch einzelne Dienstgruppen ausschließen:

gerne mit der zusätzlichen Option Leute direkt einzubinden, die nicht im Dienst eingetragen sind....

Eine Gruppe dafür funktioniert nicht, da die Besetzungen ja immer anders sind.
Mit dem Eventfilter könnte man die zwar relativ schnell anlegen, aber auch da muss man dann ja die ungewünschten Dienstgruppen-MAs wieder raus nehmen...

bwl21

@David aber du wirst doch nicht bei jeder chat nachricht erneut die Leute erneut auswählen wollen.

jziegeler

@bwl21 ich glaube so eine ähnliche Maske will er bei der Aktivierung des Chats haben

David

@jziegeler sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

@bwl21 ich glaube so eine ähnliche Maske will er bei der Aktivierung des Chats haben

japp genau, wenn ich auf Eventchat Starten drücke:
Hier würde ich mir die Auswahl wünschen.

bwl21

Das heisst, jeder Teilnehmer startet seinen eigenen Event chat und trifft dann die Auswahl, wer seine Beiträge lesen soll?

DJSudermann

@bwl21 eher der admin oder der dienstgruppenleiter startet den und entscheidet dann, wer mit wem kommuniziert.

bwl21

@DJSudermann das heisst, aber dass es nicht nur einen Event chat sondern viele pro Event gibt.

David

@bwl21 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

@DJSudermann das heisst, aber dass es nicht nur einen Event chat sondern viele pro Event gibt.

Nicht zwangsläufig, aber falls nötig geben könnte. Ja. Wenn es also nötig ist mit einer anderen Konstellation in dem Event zu kommunizieren, sollte es möglich sein, dass eine Dienstgruppe auch für mehrere Chats im gleichen Event auswählbar wäre.

Das könnte man nun auf die Spitze treiben, in dem man über Templates nachdenkt. Also wenn man für einen Sonntag immer die gleichen Konstellationen braucht.

MichaelG

Das Problem mit den zu vielen Gruppen ist auch nur Server-seitig und sollte da hoffentlich kein Problem darstellen.

Denn: Bei uns wären das eher Konstellationen wie:

Pastor + Lobpreis + Production + Setup
Bistro + Deko + Setup + Welcome + Info
Kids unter sich
usw.

Ja, es kommt vor, dass z.B. Setup dann in zwei Gruppen ist, aber alle anderen haben keine Überschneidungen und sehen für sich nur jeweils einen Chat

metowa20

Ich kann den Gedanken gut nachvollziehen, allein in der Praxis sehe ich zusätzliche Schwierigkeiten in der Benutzung. das wurde hier ja auch schon erwähnt oder angedeutet.

Mal folgendes (fiktives) Szenario:

Die 5 Musiker starten ihren Eventchat für MUSIKER, um Absprachen usw. zu koordinieren.
Der Moderator startet den Event-Chat mit dem PREDIGER und den MUSIKERN, weil er das Gottesdienstthema musikalisch abstimmen will.
Der Prediger startet den Event-Chat mit dem MODERATOR und den TECHNIKERN, um Präsentation und das Video abzustimmen
Die Techniker starten den Event-Chat mit den MUSIKERN, weil es Unstimmigkeiten bei den Lieder zu klären gibt.
Ich als Technikleiter bekomme von diesen ganzen Chats nix mit, weil ich keinen Dienst habe. Es gibt aber einen wichtigen Änderungshinweis im Setup, deshalb starte ich den Event-Chat mit den TECHNIKERN, um das noch schnell für Sonntag mitzuteilen.

Das Ergebnis:
Die Musiker haben drei laufende Chats, der Moderator zwei, der Prediger einen, die Techniker zwei (wenn ich jetzt richtig gezählt habe).

Also dass man da mal schnell den Überblick verliert, wer hier jetzt welche Information braucht und dann auch bekommt, das ist eigentlich fast vorprogrammiert.

So toll der grundsätzliche Gedanke ist, in der Praxis habe ich meine Bedenken.
Dann lieber ALLE in einen Topf und jeder fischt sich halt das raus, was er benötigt.

Das einzigste, was ich mir noch vorstellen kann, wäre ein Event-Chat, den man auf EINEN (nämlich den eigenen) Dienst beschränken kann.
Bei den Musikern würde das Sinn machen, denn die sind immer mehrere Personen, und die machen ständig WhatsApp Gruppen für die Sonntage (die dann in alle Ewigkeiten bestehen bleiben). Andere Dienste, bei denen meist nur eine Person besetzt ist, würde man den Event-Chat, begrenzt auf den eigenen Dienst, gar nicht erst ermöglichen (In den Einstellungen zum Dienst). Die nutzen dann den allgemeinen Event-Chat. Oder E-Mail. Oder Telefon...

Just my 2 cents...

Simon2

@metowa20 Genau deswegen finde ich gut, dass Chats nicht automatisch gestartet sind.

Da kann sich jeder überlegen, ob eher die Gefahr ist, Leute mit
a) Informationen (wenn man zu Spezielles in wenigen allgemeinen Chats) oder
b) Chats (wenn man seine informationen auf themenspezifische Chats aufteilt)
"flutet".

In beiden Fällen gibt es die Gefahr (wie immer, wenn sehr viele Informationen fließen), dass irgendjemand etwas nicht mitbekommt (falscher Chat, Info geht unter, ....), aber das kann einem ein Tool nur sehr begrenzt abnehmen.

MichaelG

@metowa20 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

Dann lieber ALLE in einen Topf und jeder fischt sich halt das raus, was er benötigt.

Das finde ich definitiv schlimmer, als 3-4 dedizierte Chats
Wenn sich am Ende 50 Leute in einem Chat unterhalten, gehen sicher Infos unter.

Von mir aus gingen auch Chat-Templates. Admins können vorher festlegen, welche Dienste/Gruppen gemeinsam einen Chat starten können o.ä.

metowa20

@MichaelG ich stimme dir durchaus zu. Ich bin halt von uns ausgegangen, und wir haben vielleicht maximal 10 bis 15 Leute, die an einem Gottesdienst beteiligt sind. 50 Leute für ein Event bei uns, das gäbs eher nicht.

David

@CT gibt's hier inzwischen weitere Ideen? Soeben kam eine Mitarbeiterin, die das gerne nutzen würde, ich musste Ihr sagen, dass ich das vor 1,5 Jahren schon vorgeschlagen habe, aber leider nichts passiert ist. Ist das so kompliziert oder reichen die 30 Fürsprecher noch nicht?

Freue mich auf eine Rückmeldung.

bwl21

@david Danke für das erneute hochbringen des Themas.

50 MItarbeiter für einen GD finde ich beeindruckend viele ...

Entscheidungen stehen eigentlich im Event und müssten nicht im chat nochmal verkündet werden. Die Frage ist also, was im chat laufen soll. Ich sehe da:

Generelle Announcements für Mitarbeiter am event - sozusagen der Trigger mal wider in den Event zu schauen.
Diskussion über Unklarheiten bei den Daten, die im Event stehen
Meldungen während des Events zu Problemen im Livestream

Nicht in den Eventchat gehören m.e.

Inhaltliche bzw. Detaildiskussionen
Abstimmungen zum Tausch von Diensten

Zu 1. da geht der Event chat als solches gut, denn da kommt nicht viel Traffic
Zu 2. da gibt es ggf. mehr Traffic, Das könnte eine chatgruppe sein, in der die Leiter der Dienstbereiche sind. Da müssen ja nicht alle 50 mitreden.
Zu 3. Da wir kaum Probleme haben im Livestream etc. kommt da auch nicht viel.

Daher könnte man vermutlich unterscheiden:

Eventchat - jeder sieht alles - Damit kann man M.E. schon leben, wenn es wenige Mitarbeiter sind. Man wird ja nicht jedes Detail da ausdiskutieren.
Für eine große Gemeinde mit 50 Eventmitarbeitern könnte man auch x (x > 5) dedizierte Gruppen (Eventchatgrppen) anlegen, deren chat immer aktiv ist. Diese Gruppen werden vom Eventorganisator (Anwendungsfall für automatische Gruppen!) immer wieder neu bestückt mit den Verantwortlichen Mitarbeitern des oder der kommenden Events.

David

@bwl21 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

Für eine große Gemeinde mit 50 Eventmitarbeitern könnte man auch x (x > 5) dedizierte Gruppen (Eventchatgrppen) anlegen, deren chat immer aktiv ist. Diese Gruppen werden vom Eventorganisator (Anwendungsfall für automatische Gruppen!) immer wieder neu bestückt mit den Verantwortlichen Mitarbeitern des oder der kommenden Events.

So ungefähr wird es aktuell in Whatsapp gemacht. Wenn wir nicht durch die Vereinfachung mit der Verknüpfung des Dienstplan für den Umstieg werben können, ist es ein großer Kraftakt unter Zwang zu wechseln. Gerade bei der Größenordnung der Teams ist es einfach nicht praktikabel die Teilnehmer von Hand zu wechseln.
Vom Inhalt her ging es heute um tagesaktuelle Hinweise / Erinnerungen, die nicht im Ablaufplan stehen (können).

bwl21

@david sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

So ungefähr wird es aktuell in Whatsapp gemacht. Wenn wir nicht durch die Vereinfachung mit der Verknüpfung des Dienstplan für den Umstieg werben können, ist es ein großer Kraftakt unter Zwang zu wechseln. Gerade bei der Größenordnung der Teams ist es einfach nicht praktikabel die Teilnehmer von Hand zu wechseln.

Es geht sicher besser als mit Whatsapp (neben allen Sicherheitsbedenken - ich habe das bei mir gelöscht):

Gruppe leer machen
nun ja, man nehme das Eventfilter bei den Personen, filtere nach dem Event selektiert die Leute und nimmt dann die Bulk-Operation um diese dann in die Gruppe zu schieben.

Vom Inhalt her ging es heute um tagesaktuelle Hinweise / Erinnerungen, die nicht im Ablaufplan stehen (können).

Die Frage ist, warum sie dort nicht stehen können. Wir haben im Ablaufplan eine eigene Rubrik dafür. Was da nicht steht, ist nicht verkündet.

David

@bwl21 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

Es geht sicher besser als mit Whatsapp (neben allen Sicherheitsbedenken - ich habe das bei mir gelöscht):

Gruppe leer machen
nun ja, man nehme das Eventfilter bei den Personen, filtere nach dem Event selektiert die Leute und nimmt dann die Bulk-Operation um diese dann in die Gruppe zu schieben.

jo, so die Theorie, kann man machen. Einige Kollegen hier sind auf dem gleichen Weg. Mir würde die verpflichtende Nutzung mit dieser Funktion auf jeden Fall deutlich leichter fallen, wenn die hier gewünschte Funktion umgesetzt werden könnte.

@bwl21 sagte in Chat für Event auf bestimmte Dienstgruppen beschränken:

Die Frage ist, warum sie dort nicht stehen können. Wir haben im Ablaufplan eine eigene Rubrik dafür. Was da nicht steht, ist nicht verkündet.

Das ist utopisch. Dafür gibt es zu viele Bereiche (manche brauchen ja auch keinen Ablaufplan, wie Café oder Ordner oder Kids) und zu wenige Optionen um im Ablaufplan etwas vernünftig hervorzuheben, wie ich es hier schonmal vorschlug: https://forum.church.tools/topic/3636/ablaufplan-kommentarfeld?_=1641471541302