[ChurchService] [ChurchCal] Option "Automatische Einladung zur Nutzung von ChurchTools an/aus"



  • Derzeit verschickt ChurchService bei Vorschlag einer Person, die in ChurchDB vorhanden und eine E-Mailadresse hat, zu einem Service (bei aktivierter Option "Sende Dienstanfrage per E-Mail") automatisch auch eine Einladungs-E-Mail für die Nutzung von ChurchTools. Das kann nützlich sein, ist aber bei uns nicht erwünscht. Dafür benötigen wir eine Option, um diese automatische Einladung auszuschalten. Dann erhalten nur die Personen Dienstanfragen, die bereits einen ChurchTools-Zugang haben.

    Grund für den Feature-Wunsch: Wir haben in ChurchDB auch Personen eingepflegt, die überhaupt keinen Zuhang haben sollen/dürfen. In unserem Fall u. a. externe Sprecher und aufgrund der Mitgliedschaft in der Evangelischen Allianz auch Personen aus anderen Gemeinden, die wir bei Veranstaltungen in unseren Räumlichkeiten zu Services einteilen. Da ist es überhaupt nicht erwünscht, dass diese Leute Einladungen erhalten. Dafür bei allen diesen Personen die e-Mailadresse zu entfernen bzw. beim Vorschlag zu einem Service einen Freitext zu wählen, sodass keine Verknüpfung mit einer Person erfolgt, ist einfach umständlich.

    Originalthread

    UPDATE [2015-03-31]: Wie wir soeben feststellen mussten, ist das auch in ChurchCal der Fall: Es werden Einladungen zu ChurchTools versandt, wenn zu einer Besprechungsanfrage Personen eingeladen werden, die noch keinen Zugang haben (Undokumentiertes Feature).



  • Wir lösen das bei uns mit den externen Sprecher so, dass wir sie nicht als Link nutzen, sondern nur den Namen kurz eintippen und dann speichern drücken. Dadurch ist keine Verlinkung zur Person und somit auch keine Emailadresse vorhanden und dadurch wird keine Einladung gesendet.

    Ich weiß nicht, wie oft ihr externe Sprecher habt, oder wie lang die Namen sind, aber prinzipiell dauert es ja nur 2 sek einen Namen zu tippen.


  • admin

    @pgeh Es kann ja durchaus sinnvoll sein, Kontaktdaten z. B. von Personen der Ev. Allianz (wie hier im Beispiel) zu speichern, wenn man diese Externen durchaus regelmäßig für Veranstaltungen etc. einteilen möchte.
    Wobei ich darin allerdings eher ein Problem des Datenschutzes sehe, wenn die Daten ohne Einwilligung erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.



  • @andy. Ja wir haben die Kontaktdaten unserer Sprecher auch meist gespeichert, da sie teilweise auch zur Ältestenschaft der Gemeinde gehören. Aber nur, weil man ihn einteilt, bedeutet das ja nicht gleich zwingend die Verlinkung von CS und dem Datensatz der Person. Denn wenn ich Vor und Zuname eintippe ohne den Verlinkungsvorschlag anzuklicken, findet keine Verlinkung statt und ist somit losgelöst vom Datensatz.

    So lösen wir das.
    Aber gut wir haben auch Default eingestellt, dass man keine Rechte für ChurchDB hat, sondern, wenn man automatisch eingeladen wurde, hat man automatisch nur Berechtigung für ChurchService, sodass man seine Dienste sehen und bestätigen/absagen kann. Damit eben nicht jeder pauschal alle Datensätze sieht. Das funktioniert bei uns ganz gut, da Leute meist über eine Dienstgruppe oder Kleingruppe integriert werden und mit wachsender Verantwortung, dann auch eine Anpassung der Rechte erfahren.

    Vielleicht wäre das ja eine Lösung für euch. @lalfar


  • admin

    @pgeh Das ist dann eine andere Herangehensweise. Bei uns ersetzen die CT auch das Mitgliederverzeichnis und daher darf jedes Mitglied auch Daten in ChurchDB sehen.



  • @pgeh Das ist eben eine Frage der Herangehensweise: Wir wollen grundsätzlich nicht, dass Personen ungefragt Zugang erhalten, auch wenn sie keine Daten sehen können. Bei uns müssen alle einen Zugang beantragen und dafür ein Formular in Papierform inkl. Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterschreiben (Nein, uns reicht das Anklicken der Zustimmung in der Onlineversion nicht - diese Möglichkeit gibt es in der Community Edition garnicht). Erst dann laden wir sie explizit ein.

    Desweiteren gibt es auch Mitglieder, die zwar eine E-Mailadresse haben und damit auch einen Zugang beantragen könnten, aber mit komplizierteren Web-Applikationen wie ChurchTools "überfordert" sind (Generation 60+). Die (w/s)ollen nicht nur beim Vorschlag in ChurchService keine E-Mails erhalten - die entgültige Zusage macht dann der Leiter der dem Service zugeordneten Gruppe in persönlicher Rücksprache mit dem Vorgeschlagenen.


  • admin

    @lalfar Ja, sind einfach unterschiedliche Formen, wie mit den CT umgegangen wird. Bei uns unterschreiben die Mitglieder schon beim Eintritt in die Gemeinde, dass die Daten elektronisch gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Uns war es bei der Einführung der CT von Anfang an wichtig, dass möglichst viele damit arbeiten und auch dort z. B. Kontaktdaten erhalten können. Das ist einfach anders, als bei euch. Dieses alles in so einer Software zu berücksichtigen ist eine Herausforderung und darum unterhalten wir uns ja auch hier darüber. Das kann nur zur Verbesserung und der Abdeckung sämtlicher Anforderungen beitragen ...



  • @Andy wir haben das auch so gelöst.

    Deshalb tippen wir auch bei Gastsprechern die Namen nur ein, da wir von denen keine Datensätze in CT haben wollen, da wir dann ja auch eine Erklärung anfordern müssten.

    Unser Pastor kümmert sich um die Gastsprecher und hat die Daten entsprechend bei sich.
    Gerade bei Pastoren würde ich mit den Daten sehr sehr vorsichtig umgehen.