Personendaten nur auf Antrag ändern



  • Wir haben die Herausforderung, dass sehr viele Personen auf ihre persönlichen Daten zugreifen dürfen. Natürlich wollen wir den Effekt erzielen, dass jeder Änderungen in seinen Daten oder in den Daten seiner Teammitglieder entsprechend ändert bzw. meldet. Und da ist dann auch schon das Problem: Da z.B. auch die Buchhaltung auf die Daten für die Spendenverwaltung zugreift, sollte sichergestellt werden, dass die Adressen nicht beliebig geändert werden können.

    Wir würden uns daher folgende Abwicklung wünschen: Das normale Gemeindemitglied mit Zugang in Churchtools kann nicht einfach selbst seine/ihre Adresse verändern, sondern kann nur einen Antrag stellen auf Änderung der persönlichen Informationen. Wir wollen vermeiden, dass jeder beliebig in den Daten arbeitet und am Ende ein buntes Sammelsurium an Formatierungen und Angaben vorhanden ist. Es wäre also wünschenswert, dass der Nutzer seine Daten ändern kann und dann auf einen Button drückt im Sinne von "Änderungen beim Admin einreichen". Der Admin sieht dann in einer Übersicht, welche Daten von wem geändert wurden und muss diese Änderungen dann bestätigen oder diesen widersprechen.

    Es sollte möglich sein, dass z.B. auch Leiter einer Kleingruppe oder eines Dienstes die Daten von Mitgliedern ihrer Gruppe auf diese Art ändern bzw. die Änderung eben beantragen. Sofern dem Leiter auffällt, dass Person X nicht die aktuelle Telefonnummer hinterlegt hat oder das Hauskreismitglied umgezogen ist ohne dies zu melden, kann er das entsprechend einpflegen. Um hier sicherzustellen, dass die Buchhaltung genauso wie jeder Dienstbereich auf saubere Daten und Angaben zugreifen kann, halten wir es für erforderlich, diesen Prozess zweistufig zu gestalten. Nach der Bearbeitung durch den Admin sollte am besten eine kurze Info an das beantragende Mitglied rausgehen mit der Info hinsichtlich der Umsetzung.



  • @bfinis

    Ich verstehe den Hintergrund nicht.
    Auch die Buchhaltung ist doch auf aktuelle Daten angewiesen. Inwiefern ist es dann für die Buchhaltung nachteilig, wenn Personen ihre Daten aktualisieren?

    Das Stellen eines Antrags auf Datenänderung lässt sich wahrscheinlich deutlich einfacher gestalten, wenn die Personen dann einfach eine Mail an den Admin schreiben.
    Hierfür kann man auch einfach ein separates Postfach einrichten und alle "Anträge" werden daraus abgearbeitet.
    Sollte ja nicht so oft vorkommen.

    Aber wieso sollte der Admin einer Änderung von Personendaten widersprechen?



  • Ich hätte da eher den Ansatz gewählt ein gewisses Format pro Feld vorzugeben (z.B. mittels RegularExpression) welches eingehalten werden muss.
    Durch die oben beschriebene Lösung wird das Problem mit falsch formatierter Eingabe nicht gelöst sondern nur als Mehraufwand an eine weitere Person abgedrückt.

    Gruß Daniel



  • Ich würde eher den Ansatz begrüssen, dass man Benutzer definieren kann, die informiert werden, wenn an Personendaten etwas ändert. So kann dieser Benutzer dann immer noch "einschreiten", falls was nicht okay ist.

    Siehe Feature-Request



  • @bfinis
    Den Ansatz überlegen wir auch gerade. Die Mehrarbeit ist jedoch ein Thema, das man sich hier sparen könnte, wenn eine ordentliche Abfrage z.B. der Adressdaten erfolgen würde.

    Ich könnte mir z.B. auch vorstellen, dass Adressdaten automatisch vervollständigt werden. Dadurch werden auch falsche Schreibweisen vermieden.

    @Henric-Resa
    Wir achten z.B. darauf, dass Straßen- und Ortsnamen mit Großbuchstaben beginnen oder Telefonnummern immer in der richtigen Schreibweise angegeben werden. Nicht jedes Mitglied sieht dies für erforderlich an. Exportiert man die Daten jedoch und sortiert dann nach einer solchen Spalte, so wird es mit unter recht kompliziert dort noch etwas zu finden.

    Auch wenn es für die Schreibweise von Straßennamen Rechtschreibregeln gibt, finden sich in unseren Antragsformularen doch immer wieder ganz abenteuerliche Angaben. Telefonummern werden machmal mit Klammern, manchal mit Schrägstrich oder Minus und manchmal ohne Vorwahl angegeben. Seltenst findet man diese in Internationaler schreibweise vor.

    @koehdaniel
    Den Ansatz mit RegEx finde ich sehr gut, auch wenn er nicht alle Probleme falscher Eingaben lösen wird.

    Man könnte damit z.B. übermäßiges Löschen von Daten verhindern. Ist ein Mitglied in der Lage alle seine Daten zu bearbeiten, so kann es ja auch alle seine Daten aus den Feldern entfernen. Dies sollte einem Mitglied aber garnicht erlaubt sein. Einige Daten werden ja für die reine Mitgliederverwaltung zwingend benötigt, oder unterliegen sogar gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und dürfen daher garnicht gelöscht werden.

    Allerdings wird auch ein RegEx nicht verhintern können dass ich meine Adresse als Ksjdfhgöklsjdhfg 34, 43554 Ddkjghd eingebe, was ja einer Löschung meiner Daten gleich kommt. Hier kann man sich in meinen Augen eine Nachkontrollen überhaupt nicht ersparen. Eine Information des Gemeindebüros oder eines Admins ist daher eigenglich ein Muss, wenn man die Mitglieder ihre eigenen Daten ändern läßt.

    Verfolgt man den Ansatz, dass Angaben durch die Mitglieder geändert werden sollen, so sollte es aber auch möglich sein zu definieren, dass z.B. mindestens eine Kontaktmöglichkeit (außer dem Postweg) hinterlegt ist. Das wäre eine Logik die über mehrere Felder gehen würde und auch von RegEx nicht ohne weiteres abgedeckt werden kann.

    Wir bleiben daher bislang bei dem lieben alten Papierformular und einem Admin, der die Daten davon eintippt.



  • @roland

    Ah okay, verstehe!

    Was sagen denn die @Churchtoolsmitarbeiter? Gibt es hier Ideen?

    Ist ja eine durchaus knifflige Sache.
    Auf der einen Seite macht es ja absolut Sinn, dass jede Person seine Daten selber pflegen und aktualisieren kann, auf der anderen Seite sind bestimmte Formatvorgaben sehr hilfreich.

    Bei den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kenne ich mich nicht aus, aber hier wird es dann natürlich besonders spannend.
    Wobei eine Person trotzdem frei entscheiden können sollte, ob sie mir ihre Adresse gibt oder nicht.
    Wenn sie das nicht mehr möchte, sollte sie auch so jederzeit eine Löschung beantragen können oder?
    Wie ist das dann da mit den Aufbewahrungspflichten?



  • Ich halte dass auch für ein Wichtiges Thema, eine Adressdatendank zu hinterlegen, bei dem man Straße und Ort auswählt, wäre eine feine Sache, löst. allerdings die Probleme z.b. bei Telefonnummern nicht...

    Ich denke, es führt kein Weg daran vorbei, dass eine Admin, ein Büro, auf die Änderungen schaut und sie freigibt, oder anpasst.


  • admin

    @oliverstozek ich weiß nicht, wie kompliziert sowas ist zu implementieren. Aber wenn ich an meinem Mac eine Telefonnummer eingebe, wird diese automatisch in die richtige Form gepackt.
    Es könnte ja auch eine Länderabfrage vorgeschalten werden, so dass ich zuerst Dt+49 auswähle (und entsprechend) und dann erst anfange die Nummer zu tippen. Je nach Landesauswahl werden die Zahlen entsprechend in die richtige Form gepackt



  • @oliverstozek sagte in Personendaten nur auf Antrag ändern:

    Ich denke, es führt kein Weg daran vorbei, dass eine Admin, ein Büro, auf die Änderungen schaut und sie freigibt, oder anpasst.

    Das denke ich auch. Aber statt dass man jede Änderung "bearbeiten" (freigeben oder anpassen) muss, würde ich es einfach halten und einfach eine Info an eine Person(-engruppe) senden.
    Diese können die bei Bedarf anschauen und allenfalls anpassen. Falls sie nichts unternehmen, ist es einfach so drin.
    Die Info sollte meiner Meinung eine Übersichtliche E-Mail sein, wo man alle Änderungen (alte und neue Werte) sieht. Für diese Info sollte man auch definieren können, ob sie bei jeder Änderung sofort versendet wird oder über x Stunden oder Tage "gesammelt" werden.



  • Ich pushe das Thema an dieser Stelle nochmal, da es für uns sehr wichtig ist, um ein Datenchaos zu vermeiden.
    Eine Benachrichtigung bei Änderung von Daten wäre ausreichend. Dann könnten die geänderten Daten überprüft und bei Bedarf nochmal angepasst werden.



  • Ich fände es absolut wichtig, dass es möglich sein muss, die Änderungen erst einzureichen und eine beauftragte Person dann die Änderung freischaltet.
    So wird auch ein Missbrauch vermieden. Und zwar folgendes Szenario: Ein Mitglied verlässt die Gemeinde vielleicht verärgert und löscht alle Daten. Sie werden aber noch für die Buchhaltung (Aufbewahrungsfristen) benötigt. Zweites Beispiel: Es gibt jemanden mit einem absolutem Sicherheitsbedürfnis und möchte nicht, dass seine Daten gesehen werden. Dagegen spricht aber das "berechtigte Interesse" der Gemeinde, in dem er Mitglied ist und die Daten daher auch gebraucht werden.
    Wenn diese beiden Personen die Daten einfach verändern oder sogar löschen können, kann es passieren, dass zurzeit das niemand mitkriegt und es später Probleme gibt.
    LG, Silvia


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