Umgang mit mehreren E-Mail-Adressen

JohChr

Hallo,
seit Corona haben wir massive Probleme mit doppelten, dreifachen und sogar vierfachen Benutzerdatensätzen. Leute melden sich in unterschiedlichen Gruppen/Events mit verschiedenen privaten und gemeindeinternen Email-Adressen an. Dazu kommen viele externe Gäste, die nur gelegentlich mal vorbei schauen, jetzt aber für mindestens vier Wochen gespeichert werden müssen.
Wir kommen fast wöchentlich an unsere Lizenzgrenze und müssen in vielen Stunden Handarbeit die Daten zusammenführen und löschen.
Darum unterstütze ich die Bitten/den Wunsch mit folgendem Vorschlag:

In den Personendaten ein weiteres Feld anlegen, in das mehrere, "weitere E-Mail-Adresse (n)" eingetragen werden können (getrennt mit ";") und über die dann ein Datensatz ebenfalls identifiziert werden kann. (Der Email-Verkehr könnte so z.B. nur an die Haupt-Adresse gehen.)

Zur Info @th-hoffm: Hier geht es auch nicht um messihaftes Datensammeln, sondern um wirtschaftliche Ressourcennutzung.

Andy

@JohChr wenn dir dieses Thema wichtig ist bzw. du die Umsetzung pushen möchtest, dann bitte für den ersten Beitrag voten. Das geht über den Pfeil nach oben/das Dach rechts neben "Zitieren".

jziegeler

wir sind gerade dabei uns zu dem Thema genauere Gedanken zu machen, da kommt dann in einer der nächsten Version wahrscheinlich eine Verbesserung.

jmrauen

Ist nun in 3.67 umgesetzt.

davidschilling

Details dazu im Blogpost: https://blog.church.tools/blog/churchtools-version-3-67/

andrea.schulz

@davidschilling super umgesetzt vielen Dank. Wo kann der Admin denn die neuen Mailkategorien anlegen (privat/geschäftlich). Ich habe bei den Stammdaten Datenfeldern noch nichts gefunden.

jziegeler

@andrea-schulz in den Stammdaten heißt es einfach Label

Andy

@jziegeler ah, top!

MichaelG

Sehr stark!!

Mal ne Frage in diese Runde:

Ich überlege noch Label hinzuzufügen. Habt ihr hier Tipps, auch, was man auf keinen Fall tun sollte.

Ich sehe zwei Möglichkeiten:

zusätzlich „Andere“
zusätzlich „Privat 2“

Ich tendiere zu 1, aber vielleicht wisst ihr noch, was State of the Art ist

Andy

@MichaelG da bei uns viele ehrenamtliche Leiter eine gemeindliche Adresse haben, wurde bei uns auf Wunsch des Büros noch "Gemeinde" ergänzt.

hbuerger

Nur ein kleiner Gedanke, der euch vielleicht bei der Label Wahl hilft.

Wir haben absichtlich "Label" und nicht "E-Mail Label" eingeführt. Der Gedanken war, ob wir diese z.B. für Telefonnummer wieder verwenden können. Das ist zwar noch Zukunftsmusik, aber nur, dass ihr das berücksichtigen könnt.

andrea.schulz

Vielen Dank. Ich habe es gefunden und ergänzt: privat 2, privat 3, Gemeinde (Danke für den Tipp) und andere Person. Falls jemand mit angemeldet werden soll

Andy

@andrea-schulz warum "privat 2" und "privat 3"? Du kannst den vorhandenen Eintrag "privat" doch durchaus mehreren Rufnummern zuweisen. Sowas macht m. E. wenig Sinn.

MichaelG

@hbuerger sagte in Umgang mit mehreren E-Mail-Adressen:

Nur ein kleiner Gedanke, der euch vielleicht bei der Label Wahl hilft.

Wir haben absichtlich "Label" und nicht "E-Mail Label" eingeführt. Der Gedanken war, ob wir diese z.B. für Telefonnummer wieder verwenden können. Das ist zwar noch Zukunftsmusik, aber nur, dass ihr das berücksichtigen könnt.

Sehr gut, zu wissen. Finde es echt super, dass an dieser Stelle was weitergeht!

Ein Gedanke, der mit zu deinem Gedanken gekommen ist:

Bei Telefon gibt es Klassischerweise noch Label wie „Zentral“ oder „mobil“.
Die sind für den Gebrauch bei Mails natürlich dann eher ungünstig, wenn sie dort auch erscheinen. Vielleicht sollte es die Möglichkeit geben auszuwählen, welche Labels für welche Art angezeigt werden.

Wobei da dann zb auch Fax ein Label vom Telefon sein könnte, was ebenfalls für Mail ungeeignet ist

hbuerger

@andrea-schulz Der Frage von @Andy möchte ich mich anschließen. Warum "privat 2" und "privat 3"?

hbuerger

@MichaelG Du hast natürlich Recht, das "Mobil" jetzt kein typisches E-Mail Label wäre Aber wie gesagt, dass Thema ist noch nicht ganz durchdacht. Wir wollten uns aber die Möglichkeit offen lassen. Wer weiß, vielleicht gibt es ja dann doch ein eigenes Telefon-Label. ¯\_(ツ)_/¯

andrea.schulz

@hbuerger @MichaelG Hi. Danke für die Label Nachhilfe :-). Privat2 habe ich von Michael übernommen :-). Getestet und ich kann bestätigen dass das Label privat mehrfach genutzt werden kann. privat2 und privat3 sind also wieder gelöscht. - bevor es überhaupt jemand gesehen hat Danke

MichaelG

deswegen hab ich gefragt, um das Best Practice zu bekommen. Dass man mehrere mit den gleichen Label anlegen kann, wusste ich noch nicht. Perfekt.

Dann werde ich auch noch Gemeinde und Andere anlegen und gut sollte es erstmal sein!

Danke euch!!

fjthmk95

Vielen Dank für das Einführen der verschiedenen E-Mail-Adressen. Es wäre schön, wenn man mehrere E-Mail-Adressen als Standard auswählen können. Zum Beispiel, weil manchmal die Eltern von Kindern oder Teens auch die E-Mails bekommen sollen und das Kind/Teen aber selber auch. So könnte man sehr einfach auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Eltern/Familien eingehen.

metowa20

@fjthmk95 Ja, schön wäre das schon. Für mich reicht es aber, wenn die Familien in DIESEM Fall ihre unterschiedlichen Bedürfnisse selbst regeln - also Mails einfach weiterleiten
Da fände ich z.B. die Erweiterung der mehrfachen Felder auf z.B. Handy Nummern wesentlich dringlicher, gerade im Kontext Eltern/Kinder...

Gelöst Umgang mit mehreren E-Mail-Adressen