Gelöst Churchtools als Spendendatenbank?
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Hallo,
wir sind als Gemeinde aktuell auf der Suche nach einer passenden Spendendatenbank. Mir wäre es am liebsten, wenn das auch über Churchtools machbar wäre. Dazu mal ein paar Fragen:
- (wie) kann man bei Spenden auch Zahlungsarten (PayPal, Sepa, etc.) vermerken?
- (wie) kann man Spenden bestimmten Spendenkampagnen zuordnen, so dass man das später noch nachvollziehen kann?
- könnte man Spender bestimmten Gruppen (Erstspender, Dauerspender, Großspender etc.) zuordnen, ohne dass die Spender selbst diese Zuordnung sehen?
- als Landeskirche sind wir Körperschaft d. öff. Rechts und dürften gar nicht nur mit Churchtools buchen. Gibt es eine Schnittstelle zu z.B. Navision, so dass Buchungen von dort direkt in Churchtools dargestellt werden können ohne doppelt buchen zu müssen?
Danke für eure Hilfe.
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Servus @marius,
(wie) kann man bei Spenden auch Zahlungsarten (PayPal, Sepa, etc.) vermerken?
Das würde ich im Buchungstext hinterlegen. Jede Buchung hat ja einen Buchungstext/Notiz.
(wie) kann man Spenden bestimmten Spendenkampagnen zuordnen, so dass man das später noch nachvollziehen kann?
Die Frage ist nicht ganz eindeutig in meinen Augen daher hier mal eine zweigeteilte Antwort.
In ChurchTools kann man mit Kostenstellen arbeiten. Das könnte z.B. auch eine Spendenkampagne sein, die einen bestimmten Namen hat. Jede Spende für diese Kampagne wird auf diese Kostenstelle gebucht.Es wäre aber auch denkbar, dass man ein eigenes Konto in den Stammdaten hinterlegt, auf das man bucht, wenn eine Spende rein kommt. Damit ist gleichzeitig auch buchhalterisch klar, dass das eine Zweckgebundene Spende ist.
könnte man Spender bestimmten Gruppen (Erstspender, Dauerspender, Großspender etc.) zuordnen, ohne dass die Spender selbst diese Zuordnung sehen?
Das Finanz-Modul unterscheidet Spender nicht. Allerdings ist das ja auch keine Information für die Buchhaltung, sondern wahrscheinlich mehr für euch zur Organisation á la alle Großspender bekommen einen besonders netten Dankesbrief.
Das kann man dann gut mit dem Personen & Gruppen Modul abbilden (man merke, jeder Spender ist ja eh schon eine Person in ChurchTools). Die Person kann dann auch in eine "Erstspender", "Dauerspender" oder "Großspender" Gruppe einsortiert werden. Die Gruppen kann man so berechtigen, dass die keiner sieht außer z.B. Buchhalter. Also der Dauerspender weiß nicht, dass es diese Gruppe gibt und wer da wohl drin ist.
als Landeskirche sind wir Körperschaft d. öff. Rechts und dürften gar nicht nur mit Churchtools buchen. Gibt es eine Schnittstelle zu z.B. Navision, so dass Buchungen von dort direkt in Churchtools dargestellt werden können ohne doppelt buchen zu müssen?
Die Aussage ist so nicht korrekt. Es gibt viele Kunden von ChurchTools die eine KdöR sind. Der reine Fakt, dass ihr eine KdöR seit verbietet nicht die ausschließliche Nutzung von ChurchTools Finanzen. Wenn dann ist das eine Vorgabe der Kirche, weil alles zentral geregelt ist.
Zum Thema Schnittstelle: Wir arbeiten gerade intensiv an einem Sync-Modul, damit sollen zukünftig auch Buchung z.B. von Optigem (einer anderen Finanz Software) nach ChurchTools synchronisiert werden können. Ein weiterer Adapter zum genannten Navision (welche ich jetzt nicht kenne), wäre aber später sicherlich denkbar.
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Guten Morgen @hbuerger,
danke für die guten Antworten. Ich kenn mich mit dem Finanzmodul noch sehr wenig aus, deswegen noch ein paar Fragen.
Das würde ich im Buchungstext hinterlegen. Jede Buchung hat ja einen Buchungstext/Notiz.
Kann man diese Notizen dann filtern, also z.B. alle Spender herausfiltern, die gerne mit PayPal spenden? Funktioniert das auch, wenn man mehrere verschiedene Informationen im Buchungstext hinterlegt, also z.B. noch "Weihnachtsmailing"?
In ChurchTools kann man mit Kostenstellen arbeiten. Das könnte z.B. auch eine Spendenkampagne sein, die einen bestimmten Namen hat. Jede Spende für diese Kampagne wird auf diese Kostenstelle gebucht.
Es wäre aber auch denkbar, dass man ein eigenes Konto in den Stammdaten hinterlegt, auf das man bucht, wenn eine Spende rein kommt. Damit ist gleichzeitig auch buchhalterisch klar, dass das eine Zweckgebundene Spende ist.
Diese Möglichkeiten leuchten mir ein, wenn man die Finanzen ausschließlich über churchtools managed. Wenn wir als Landeskirchengemeinde die Buchungen aber von einem anderen Programm übernehmen/importieren würden, würde man ja vermutlich nicht ein anderes Kontensystem oder Kostenstellensystem in CT haben wollen als im anderen Programm? Deswegen oben die Frage, ob man das ebenfalls über die Notizen machen könnte.
Zum Thema Schnittstelle: Wir arbeiten gerade intensiv an einem Sync-Modul, damit sollen zukünftig auch Buchung z.B. von Optigem (einer anderen Finanz Software) nach ChurchTools synchronisiert werden können. Ein weiterer Adapter zum genannten Navision (welche ich jetzt nicht kenne), wäre aber später sicherlich denkbar.
Es handelt sich dabei um eine für die württembergische Landeskirche angepasste Variante von Microsoft Dynamics NAV, die von vielen landeskirchlichen Gemeinden benutzt wird.
Liebe Grüße,
Marius -
Ja, man kann über den Buchungstext filtern. Die Suchleiste in der Buchungsliste berücksichtig, den Buchungstext als Freitext Feld.
Diese Möglichkeiten leuchten mir ein, wenn man die Finanzen ausschließlich über churchtools managed. Wenn wir als Landeskirchengemeinde die Buchungen aber von einem anderen Programm übernehmen/importieren würden, würde man ja vermutlich nicht ein anderes Kontensystem oder Kostenstellensystem in CT haben wollen als im anderen Programm? Deswegen oben die Frage, ob man das ebenfalls über die Notizen machen könnte.
Vielleicht ¯\_(ツ)_/¯ Ich kann hier leider nicht mehr sagen ohne genau dein Buchungssystem/Workflow zu kennen. Aber ich vermute, das ginge auch in dem man bestimmte Text hinterlegt.
Beispiel: Eine Buchung hat den Buchungstext "Paypal Weihnachtsmailing Spende"
Dann wird diese Buchung für alle drei Wörter gefunden.
Es handelt sich dabei um eine für die württembergische Landeskirche angepasste Variante von Microsoft Dynamics NAV, die von vielen landeskirchlichen Gemeinden benutzt wird.
Sagt mir persönlich jetzt nichts. Wenn die Landeskirche Interesse hat an solch einer Anbindung, dann darfst Du oder jemand von der Landeskirche gerne direkt bei uns melden unter support@churchtools.de.
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Beispiel: Eine Buchung hat den Buchungstext "Paypal Weihnachtsmailing Spende"
Dann wird diese Buchung für alle drei Wörter gefunden.Super, dann kann man im Prinzip beliebig viele Informationen hinterlegen und filtern.
Gibt es Erfahrungen, wie man vorgeht, wenn Menschen spenden, die noch nicht in Churchtools angelegt sind (und evtl. churchtools auch nicht kennen, weil sie evtl. nicht Teil der Gemeinde sind)? Schickt man ihnen die ganz normale Churchtools-Einladung oder kann man eine spezielle Einladungsmail konfigurieren für Spender, die noch nicht in churchtools sind?
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@marius du musst sie ja nur einladen, wenn sie aktiv in der Gemeinde sind. Falls nicht, werden sie nur als passive Nutzer angelegt.
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Hallo,
hab nochmal zwei Fragen zu diesem Thema: könnte eine Spende auslösen, dass jemand in eine Nachfolgegruppe kommt?
Bsp.: jemand, der in der Gruppe "Erstspender" ist, spendet und kommt dadurch automatisch z.B. in die Gruppe "Zweifachspender".
Könnte eine bestimmte Gesamtspendensumme das auch?
Bsp.: jemand hat jetzt insgesamt 20.000 Euro gespendet und kommt dadurch in die Gruppe "Großspender". -
@marius sagte in Churchtools als Spendendatenbank?:
könnte eine Spende auslösen, dass jemand in eine Nachfolgegruppe kommt?
Derzeit nicht automatisch, nein.
