Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft
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Ehrlich gesagt weiß ich nicht genau, in welche Kategorie ich diesen Thread schreiben soll. ich versuchs mal bei FRAGEN.
Wir legen unsere Gottesdienste im Kalender an, meist als Sereientermine. Dazu wird eine Vorlage verwendet, darüber werden einige Ressourcen ( = Räume) direkt als BESTÄTIGT mitgebucht.Was mich wirklich stört, ist folgendes:
Anlegen eines einzelnen Termins
Es wird eine Mail verschickt, und zwar für JEDE Ressource eine separate Mail. Da wir 12 Ressourcen dazu buchen (die Heizungssteuerung hängt da mit dran), gehen also 12 Emails raus!! Für EINEN Termin!
Das ist doch völlig unnötig.
Desweiteren haben die Emails einen falschen Betreff. Dieser lautet: Neue Buchungsanfrage: Gottesdienst
Es handelt sich aber nicht um eine Buchungs-Anfrage, sondern maximal um eine Buchungsbestätigung, denn die Ressourcen sind mit der Buchung bereits bestätigt.
Wir sind zwei Ressourcen-Admins. Einer von uns bekommt dann 12 Emails mit einer Buchungsanfrage!
Ich muss sagen ich lösche diese Mails direkt und oft ungelesen wieder, da ich mit den meisten Mails quasi null Mehrwert habe.Anlegen eines Serientermins
Gleiches Szenario wie oben, jetzt aber als Serientermin. Es wird wieder eine Mail pro Ressource verschickt, gleicher (unsinniger) Betreff, aber in der Mail steht dann nur drin, dass die Ressource für den ersten Termin der Reihe bestätigt wird. Kein Wort von den weiteren Serienterminen.
Wieder stellt sich mir die Frage, was ich damit nun anfangen soll. Eine Information über einen ersten Termin in einer Serie, aber die anderen Buchungen bleiben unerwähnt?Jetzt kommt noch etwas schräges dazu:
Wenn ich einen Serientermin ein erstes mal bearbeite (Nur diesen Termin bearbeiten, nicht alle einer Serie) und ich füge z.B. noch eine Ressource hinzu, dann gehen wieder für jede gebuchte Ressource dieses Termins eine Mail raus, und zwar auch für die, die schon längst bestätigt waren und für die ja schonmal beim Anlegen des Termins eine Mail rausging.
Es wird also keine Änderungsmail für den Termin verschickt, sondern es erscheint so, dass die Ressourcen alle erneut gebucht worden wären.
Der Betreff der Mail übrigens wieder: Neue Buchungsanfrage... Wobei hier ja bereits das Wort NEU nicht stimmt. Und eine Anfrage ist es immer noch nicht!Wenn ich dann diesen ehemaligen Serientermin ein zweites mal bearbeite und z.B. noch eine weitere Ressource hinzufüge, dann wird nur eine Mail geschickt, und zwar die neu hinzugekommene Ressource betreffend.
Der Mailbetreff ist natürlich wieder irreführend (Neue Buchungsanfrage).Was nun?
Ihr könnt mir natürlich raten, dass ich mir die Ressourcenmails abschalten könne, wenn sie eh keinen Mehrwert haben. Das ist natürlich richtig.
Aber das ist doch nicht der eigentliche Sinn der Sache, oder?
Wenn die Mails sinnvoll zusammengefasst und mit einem sinnvollen, der Angelegenheit angepassten/anpassbaren Betreff verschickt werden würden, dann hätten sie genau diesen Mehrwert, den ich eigentlich erwarten würde.
Außerdem sind durch diese Mails immer wieder mal Unstimmigkeiten bei den Buchungen aufgefallen. Und diese nicht zu erkennen, wäre u.U. fatal, da die Heizung bei uns an den Ressourcen hängt.
Das heißt, im Endeffekt haben die Mails auch jetzt einen gewissen Mehrwert, aber das ist manchmal die Suche nach der Stecknadel, wenn man aus 60 oder mehr Emails die mit der wirklich wichtigen Information raussuchen soll.Geht das anderen Gemeinden auch so? Ist das für euch tolerabel? Oder einfach nicht so wichtig?
Irgendwann stumpft man ab, und das kommt dann dem Abschalten des Mailversandes gleich.Was wäre die Lösung? Meiner Meinung nach:
- Mails nicht mehrfach senden (Bei erster Bearbeitung eines als Serie angelegten Termines)
- sinnvolle, dem Vorgang angepasste Betreffs verwenden
- Mails sinnvoll zusammenfassen, z.B. alle Ressourcen, die an EINEM Termin hängen, zusammenhängend in EINER Email nennen.
- Buchungen von Ressourcen in Serienterminen sinnvoll zusammenfassen und keine Termine weglassen.
[edit: Typos]
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@metowa20 ja. Diese Mailflut ist wirklich ein Problem und viele übersehen dann wichtige Informationen. Sehr gute Vorschläge.
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@metowa20 sagte in Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft:
Ehrlich gesagt weiß ich nicht genau, in welche Kategorie ich diesen Thread schreiben soll. ich versuchs mal bei FRAGEN.
na ja ... du hast ja schon auch Vorschläge gemacht, die man auch Feature-Wunsch werten könnte. Ich bin mir gerade aber nicht mal sicher, ob es bzgl. dieser Problematik nicht sogar schon mal einen Wunsch gab.
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@andy ja, stimmt. Aber ich wollte in einem FR jetzt nicht nur zu 85% ein "Problem" beschreiben.
Ich mach aber gerne einen FR draus....
Und ein Ding scheint ja evtl. auch ein Bug zu sein. das wollte ich aber erst mal aus den Antworten raushören, bevor ich diesen Punkt dann direkt an den support übergebe.. -
@metowa20 sehr gute Vorschläge. M.e. sollte man das generell durch ein "notification center" lösen, so dass jeder Benutzer einstellen kann
- Welche Notifications er bekommt
- Ob die notifications einzeln kommen oder als "Zusammenfassung des Tages" oder Zusammenfassung über einen eingestellten Zeitraum.
- Wie der die Notification bekommt (chat oder Mail)
Ich würde persönlich würde dann bevorzugen: ein chat-nachricht mit genaue 1 Link der auf eine Notification - Seite führt dort sehe ich dann alle Notifications mit Lesemarke ...
gutes Beispiel ist "Benachrichtigungen" hier im Forum ...
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@bwl21 sagte in Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft:
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gutes Beispiel ist "Benachrichtigungen" hier im Forum ...Uuuhhh ... burn!
Ich wundere immer mal wieder (kenne mich aber vielleicht auch zu wenig aus) darüber, dass hier ein (auch bzgl Technik & Funktionalität) feines Forum so komplett "nebenher" läuft - was auch für viele Gemeinden ein hilfreiches Tool sein könnte.
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@bwl21 Möchtest du nicht mal einen FR zu so einem "notification center" einstellen?
(oder gibt's das vielleicht schon?)
Der würde bestimmt die Stimmen "meines" FRs auf sich ziehen und den auch überflüssig machen.... wobei ich mir denken kann, dass so ein genereller Ansatz natürlich auch "teurer" ist und länger dauert.
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@simon2 wie wäre es mit deinem eigenen: https://forum.church.tools/topic/7031/benachrichtigung-auf-startseite-statt-email
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@jziegeler Auf den hatte ich schon verwiesen....
Ich bin unsicher, ob ich einen FR, der sogar schon gevotet wurde, "umwidmen" kann/darf/sollte....
Kann ja schlecht einfach "Stimmen transferrieren". -
@simon2 @jziegeler zumal ich daselbst den gleichen Vorschlag schon mal dran geschrieben (und jetzt vervollständigt) habe
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@jziegeler @Andy nun gibt es einige Votes. Kann dieser Thread zu FR verschoben werden? Wenn ich einen neuern FR aufmachen würde, müssten ja die Votes neu vergeben werden, oder?
Danke euch -
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Da sich hier doch einige sammeln, die ein Mail-Benachrichtigungs-Problem haben, pushe ich an dieser Stelle auch meinen Post.
Wobei es am Ende eine sinnvolle Gesamt-Lösung aus den gebrachten Ideen (inkl. Notification-Center) braucht.
https://forum.church.tools/topic/6677/email-nachrichten-besser-steuern
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@michaelg sagte in Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft:
Da sich hier doch einige sammeln, die ein Mail-Benachrichtigungs-Problem haben, pushe ich an dieser Stelle auch meinen Post.
Wobei es am Ende eine sinnvolle Gesamt-Lösung aus den gebrachten Ideen (inkl. Notification-Center) braucht.
https://forum.church.tools/topic/6677/email-nachrichten-besser-steuern
DA müssten wir einfach einen "offiziellen" FR haben, und dort die Diskussion und votes konzentrieren. Magst du mal das forum durchforsten, und die Essenz in deinen FR übernehmen?
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@bwl21 es sind ja unterschiedliche Requests. Da macht es schon Sinn unterschiedliche Seiten zu haben. Das müssten dann eher die Entwickler zusammenführen um hier was sinnvolles einheitliches zusammenzubringen
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@michaelg ja und nein. Irgendwie hängen sie alle zusammen, da könnte man schon versuchen einen kompletten zu machen. Dabei könnte man ja noch mal einen Schritt. zurück gehen und erstmal das Problem genau darlegen, bevor man Lösungsanforderungen stellt, z.B. so:
Motivation
Wir wollen die Gemeindeorganisation konsequent in churchtools umsetzen. Das bedeutet, das relativ viele Einträge (z.b. Eventdienste, Wiki-Protokolle) erstellt oder verändert werden. Das bedeutet, dass Information zur "Holschuld" wird. Andererseits kann man nicht von den Mitarbeitern verlangen, mehrmals täglich in CT alle Stellen nachzuschauen ob sich was geändert hat.
Wir brauchen daher ein Verfahren, das über Veränderungen in den CT-Daten so informiert, dass Mitarbeiter gut damit umgehen können.
Anforderung
- Es braucht ein ganzheiliches Bernachrichtigungskonzept
- Benutzer in CT sollen einstellen können, wie, und über welche Datenänderungen sie informiert werden
- Benutzer in CT sollen notwendige Reaktionen schnell und unkompliziert ausführen können
Lösungsansatz
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Einstellungen für Benachrichtigungen im Profil
- worüber will ich informiert werden (Emails durch CT gesendet, Chatnachrichten, Dienstanfragen ...)
- wie will ih die Information bekommen (mail, chat, notification in der App, notification im Web)
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Notification center in Web und App:
- Übersichtliche Darstellung aller Benachrichtigungen
- Handlungsbedarf hervorheben mit "link zur Reaktion" oder "direkter Reaktion"
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...
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@bwl21 sehr cool. Dann muss ich sagen, ist super, dass du das beginnen hast
ich hätte das glaub ich nicht so schön hinbekommen. Aber ich versteh dich schon, anstatt es einfach in die Hand von CT zu geben, nutzen wir das kollektive Forums-Gehirn, um eine möglichst beste Lösung zu Erlangen -
@bwl21 ein konkreter Punkt für deine Auflistung ist, dass es in meinen Augen wichtig wäre, Benachrichtigungen per Mails individueller gestalten zu können:
- Es sollten mehr Variablen möglich sein, die man einsetzen kann Dazu gibt es schon mehrere FRs für Emails allgemein.
- Betreffzeilen und Nachrichtentext sollten vollständig anpassbar sein, eben u.a. auch durch mögliche Variablen.
Momentan habe ich für die Benachrichtigungsmails keine konkreten Vorschläge für weitere Variablen. Aber wenn man allein schon die vorhandenen Variablen anders anordnen könnte, wäre das schon mehr Flexibilität. Das ganze noch abgerundet mit individuellen und anpassbaren zusätzlichen Inhalten.
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@metowa20 sagte in Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft:
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- Betreffzeilen und Nachrichtentext sollten vollständig anpassbar sein, eben u.a. auch durch mögliche Variablen.
Momentan habe ich für die Benachrichtigungsmails keine konkreten Vorschläge für weitere Variablen. ...
Ich persönlich muss das nicht unbedingt personalisieren können (weder auf Gemeinde- noch Gruppen- noch Einzelebene), sondern könnte auch mit einem "guten Standard" leben, bei der im Betreff die wesentlichen Informationen zu "wer wann was" stehen.
Eigentlich sollte der Empfänger aus dem Betreff erkennen können,- ob er etwas tun muss und was (z.B. "Du musst den Dienst Lektor für 25.04. zu-/absagen")
- oder ob es sich um eine reine Information handelt und welche ("Peter Müller wurde deiner Gruppe Lobpreisteam zugeordnet").
Bei "Sammelmails" ("Bei folgenden 25 Events sind noch Dienste offen") geht das natürlich nur sehr begrenzt und da bin ich mit dem Status Quo schon ziemlich zufrieden
Gruß
Simon
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@simon2 sagte in Ressourcen Mailüberflutung mit wenig Aussagekraft:
Ich persönlich muss das nicht unbedingt personalisieren können (weder auf Gemeinde- noch Gruppen- noch Einzelebene), sondern könnte auch mit einem "guten Standard" leben, bei der im Betreff die wesentlichen Informationen zu "wer wann was" stehen.
Ja, so sehe ich das an sich auch, aber da tickt jeder ein bisschen anders. CT bringt viel Nutzen, besonders, wenn alle "mitspielen". Es ist aber auch eine Herausforderung. Und an dieser Stelle könnte eine Individualisierung die Akzeptanz erhöhen.
