Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT

Andy

@steve in den Filtern gibt es ja drei Möglichkeiten fürs FollowUp. Und über die Filter kannst du ja durchaus die passenden Datensätze dann exportieren oder einen vorhandenen Serienbrief ansteuern.

jonny

@simonruehl sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Aber mit einem Followup funktioniert es doch ziemlich gut. Man muss dabei beachten, dass die Followups mit dem Austellungs-Datum des Führungszeugnisses starten - dann werden alle Auslauftermine exakt berechnet - bei allen Gruppen.

Ich möchte an dieser Stelle den Hinweis einbringen das ich schon mehrfach die Kritik annehmen/hören musste, das CT für einen großen Teil der verantwortlichen zu kompliziert zu bedienen ist. Und an dieser Stelle muss ich zustimmen. Mittlerweile muss ich den Personen für manche aufgaben schier ein Handbuch schreiben, weil hier an das und dort an jene andere Kleinigkeit gedacht werden muss.

Aktuell 11.5k aufrufe für eine FR sollten auch bei nur 37 Stimmen eine deutliche Sprache sprechen.

simonruehl

@jonny
Ich erinnere intern immer mal wieder daran. Uns ist die Herausforderung bewusst.

Wir haben aber gerade zwei große Projekte gestartet, die noch wichtiger waren (App und neues Modul). Gerade weil wir alles Neue auch durchdachter gestalten möchten als das Bestehende (das langsam gewachsen ist), muss es schon auch gut geplant werden.

mafe

Und noch ein Problem mit den FollowUps. Zu sehen in dem Anleitungsvideo auf https://intern.church.tools/?q=help&doc=FollowUp#WikiView/filterWikicategory_id:0/doc:FollowUp/ bei 6:02:
Sobald die Person in die Gruppe "Führungszeugnis aktiv" verschoben wurde, erscheint ein Button mit der Option, die Person sofort wieder und die Gruppe "Führungszeugnis angefragt" zurück zu verschieben.

In dem Video wird nur der Hinweis gegeben "Jetzt kommt noch die Nachricht - muss kurz aktualisieren". Was soll ein Mitarbeiter damit anfangen? Hat bei uns gerade wieder zu Verwirrungen und User-Fehlern geführt.

Noch mal: Es geht hier um ein Thema, das JEDE deutsche Gemeinde betrifft, die sich gesetzeskonform verhalten möchte. Einmal sauber durchdacht und umgesetzt würde es die Arbeit jeder Gemeinde in dieser Hinsicht massiv erleichtern. Die aktuelle Lösung ist in der Bedienung ein Krampf und zudem fehleranfällig.

@simonruehl sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

@jonny
Ich erinnere intern immer mal wieder daran. Uns ist die Herausforderung bewusst.

Ich habe dieses Thema vor fünf Jahren angestoßen. Schön, dass da jetzt ein Bewusstsein entsteht. Ich bitte freundlich um Top-Umsetzungs-Prio.

christophEFG-GI

Ich möchte mafes Anliegen für eine bedienerfreundliche und fehlerrobuste Lösung an dieser Stelle unterstüzen. Für wichtig halte ich:

Gruppen-Rollen markieren, die ein aktuelles FZ erfordern (z.B. in "Kindergottesdienst" "Mitarbeiter", nicht aber "Teilnahme beantragt")
ein Hilfstext speziell für FZ (das Problem mit den eigenen Handbüchern erfahre ich auch gerade)

Carsten Jäckle

Wie sieht's aus, sind wir hier schon irgendwie weiter gekommen?

mafe

@Carsten-Jäckle Ich habe vor wenigen Tagen von CT die Nachricht bekommen, dass sie das Feature-Request nun definitiv aufgenommen haben und somit umsetzen wollen - was mich sehr freut.
Allerdings ohne konkreten Zeitplan. Ob es sich also um Wochen oder um einen deutlich längeren Zeitraum handeln wird, weiß ich nicht.

Christian Engert

Habe mir gerade den ganzen Thread durchgelesen und auf ein Happy End gewartet

Okay, dann warte ich auch auf die Umsetzung. Ist tatsächlich ein ganz wichtiges Thema, das eine vernünftige Abbildung in CT verdient hat

Danke @mafe fürs Vorantreiben.

Simon2

@christian-engert Jo,

geht mir genauso.
Wir stehen gerade an dieser Frage und bei all den Problemen mit dem o.g. "Workaround", die ich auch sehe (viel zu fehleranfällig), werden wir wohl erstmal bei einer "Papierlösung" bleiben und auf eine "echte Lösung" in CT warten.

@mafe sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

@Carsten-Jäckle Ich habe vor wenigen Tagen von CT die Nachricht bekommen, dass sie das Feature-Request nun definitiv aufgenommen haben und somit umsetzen wollen - was mich sehr freut.
Allerdings ohne konkreten Zeitplan. Ob es sich also um Wochen oder um einen deutlich längeren Zeitraum handeln wird, weiß ich nicht.

Weiß inzwischen jemand mehr? Sind ja nun auch schon wieder 1,5 Jahre ins Land gegangen....

BTW: Man könnte viel sparen, wenn Gruppen mehreren Typs ein könnten (oder es andere "Marker" für Gruppen gäbe). Es spricht mE nichts dagegen, dass z.B. die Kindergottesdienstgruppe

gleichzeitig Kleingruppe
und "führungszeugnisrelevant" ist.

Dann muss man diese Kombination nicht bei jeder Person bedenken, sondern nur beim Anlegen der Gruppe.
Noch einfacher wäre es, wenn solche Eigenschaften "vererbbar" wäre (z.B. dass ALLE Untergruppen des Bereichs "Kinder & Familien" automatisch auch "führungszeugnisrelevant" sind).

Gruß

Simon2

mafe

@simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Weiß inzwischen jemand mehr? Sind ja nun auch schon wieder 1,5 Jahre ins Land gegangen....

Leider habe ich seitdem keine neue Info bekommen.

mafe

@simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Dann muss man diese Kombination nicht bei jeder Person bedenken, sondern nur beim Anlegen der Gruppe.

Das ist ja auch schon die Idee, die ich in einem allerersten Post ganz oben dazu formuliert habe. Der Gedanke der Vererbung ist aber neu - das gefällt mir.

bwl21

@simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Dann muss man diese Kombination nicht bei jeder Person bedenken, sondern nur beim Anlegen der Gruppe.
Noch einfacher wäre es, wenn solche Eigenschaften "vererbbar" wäre (z.B. dass ALLE Untergruppen des Bereichs "Kinder & Familien" automatisch auch "führungszeugnisrelevant" sind).

Im Grunde sind das alles Workarounds. Wir haben das heute behandelt und werden zunächst so vorgehen:

Eine Gruppe MC Kinder- und Jugendschutz:

Zugriff für Pastoralmitarbeiter und speziell beauftragte.
Die Rollen in dieser Gruppe
- Beauftragter - Beauftragter für Prävention usw. Dar die Liste
  pflegen
- Mitarbeiter - Mitarbeiter im Kinder-Jugendbereich
- Anfrager - den gibt es immer
- inaktiv - Mitarbeiter ist nicht im Jugendbereich aktiv
Die Gruppe hat mindestens die Teilnehmerfelder
- KJS Führungszeugnis
- KJS letzte Schulung
- KJS Selbstverfplichtung
- KJS besuchte Schulungen

Zur Überwachung der Termine wird regelmässig eine Liste der Mitarbeiter
erzeugt und nach Datum sortiert, um die Personen anzuschreiben. Followup ist m.e. da nicht notwendig.

Damit kann man über die Abfragen relativ einfach für eine einzelne Gruppe den "Präventionsstatus" rausfinden.

Leider hat der Ansatz noch ein paar Anforderungen an CT, von denen ich hoffe, das das neue Gruppenmodul hier die Lösungen bringt:

Datumsfelder in den Gruppenteilnehmerfeldern. Momentan simulieren wir das durch ein Textfeld mit Format YYYY-MM-TT
Bessere Auswertungen direkt in CT, insbesondere Daten aus mehreren Gruppen zusammenführen. Momenntan müssen wir ggf. nach Excel raus, die Auswertung machen

So wichtig das Thema ist, es ist nichts was man täglich mehrmals macht. Daher kann man zunächst mit den Workarounds leben - aber eben nicht auf Dauer.

BeSt

Hallo.

Wir haben Chruchtools nun auch "produktiv" als Gemeindeverwaltung eingeführt und eines der ersten "Probleme" mit denen wir konfrontiert sind, ist die Führungszeugnis-Geschichte. Gibt es zu diesem FR irgendwelche Neuigkeiten? Wäre genial, wenn es hier weitergehen würde.

Eine grundsätzlich Rückmeldung von CT wäre phantastisch, weil sicher immer wieder eine "neue" Chruchtools-Gemeinde hier landet und sich fragt: "Soll ich den Workaround versuchen umzusetzen oder lohnt es sich auf eine besser integrierte Lösung zu warten?"

bwl21

@best sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Eine grundsätzlich Rückmeldung von CT wäre phantastisch, weil sicher immer wieder eine "neue" Churchtools-Gemeinde hier landet und sich fragt: "Soll ich den Workaround versuchen umzusetzen oder lohnt es sich auf eine besser integrierte Lösung zu warten?"

Wenn ihr die Funktion wirklich braucht (m.E. ist das juristisch der Fall), dann könnt ihr ja nicht warten. Also stellt sich die Frage, ob ihr diesen Workaround nehmt (der immerhin funktioniert) oder was ganz anderes ausserhalb von CT macht (was ich in dem Fall nicht tun würde - wir sind von excel-Listen auf CT in der Sache auf CT umgestiegen).

BeSt

@bwl21 Wir machen es bisher auch "manuell" außerhalb von CT. Mit "warten" meinte ich, ob ich es für die jetzt grade anstehenden Aktualisierungen nochmal "manuell" nachhalte und mit der Integration der FZ-Verwaltung ins CT warte, bis es eine "richtige" Funktion dafür gibt, oder ob ich es jetzt alles in CT als FollowUp "reinklopfe".

Wenn es halt in 3 oder 6 Monaten oder so eine FZ-Funktion geben könnte, dann würde ich es bis dahin manuell machen. Ansonsten eben nicht.

bwl21

@best also Followup würde ich es nicht machen. Das ist m.E. zu kompliziert.

Es reicht m.E. ein mal im Monat aus der liste die überfälligen wieder rauszusuchen.

Das in CT zu machen hat auch den Vorteil, dass man in der Suche (durch Kombination der Gruppen) z.b. alle Kindermitarbeiter suchen kann deren Schulung aktualisiert werden muss. Daher sehe ich keinen wirklichen Grund, zu warten.

BeSt

@bwl21 Der Charme eines FollowUp ist halt, dass es zumindest teil-automatisiert läuft. Ich habe einfach die Erfahrung gemacht: "Was nicht automatisch passiert, wird vergessen".

bwl21

@best Wenn du da einen praktikable Lösung hast, bin ich interessiert ...

BeSt

@bwl21 Wie gesagt, noch habe ich keine als von mir funktionierend getestete Idee. Daher der Gedanke es doch als FollowUp umzusetzen, wie es hier beschrieben ist: https://www.youtube.com/watch?v=5Iq6QnRo8aU&t=39s

bwl21

@best das hab ich probiert, war mir am Ende etwas zu umständlich und nicht wirklich praktikabel. I regelmäßigen Abständen eine Liste zu checken erscheint mir praktikabler.