Datenschutz - Einverständniserklärung zentral speichern bei Gruppenanmeldungen

[MarkusP]

Hallo zusammen,

wir lassen seit längeren die Kleingruppenanmeldungen über ChurchTools laufen. Wie viele andere Gemeinden auch, lassen wir die Personen wegen zu vielen Doppeleinträgen nicht automatisch anlegen. Erst wird überprüft, ob diese Person wirklich nicht in unserer Datenbank vorhanden ist, erst dann wird die Person neu angelegt. Hier ergibt sich jedoch das "Problem", dass die Zustimmung zum Datenschutz dem Leiter der Gruppe geschickt wird und die Gefahr besteht, dass diese nicht korrekt oder unvollständig irgendwo hinterlegt wird. Hier wäre es schöner, wenn auch eine zentrale E-Mail Adresse dies bekommen würde.

Um das Problem zu lösen, haben wir aktuell hierzu einen unsichtbaren Benutzer als Leiter (Rolle: Mailingliste) in der Gruppe, der auch diese Mails erhält und per Office Power Automate (ehemalig Flow) die Mail automatisch als PDF im Sharepoint ablegt. Für mich die sauberste und mit kleinsten Aufwand behaftete Methode.

Mit der neuen Gruppenhomepage kann man nun auch den Leiternamen [Option: Profilbild der Leiter] anzeigen lassen (vorher war es nur das Bild ohne weitere Informationen). Mit dem aktuellen Setup würde jedoch auch dieser eigentlich unsichtbare Benutzer angezeigt werden. Deswegen meine Frage, wie ihr das gelöst habt?

Muss bei euch der Leiter die Mail an den "Personenbeautragten" weiterleiten, der diese dann zentral ablegt? Mein Anliegen war es den Mitarbeitern so wenig Aufwand wie möglich zu machen, deswegen der Automatismus.

Bin gespannt auf eure Wege

[MichaelG]

@MarkusP wir legen die Person gar nicht an. Nur Datensätze die über die Kontaktkarte und damit dem offiziell Weg rein kommen werden im richtigen Prozess angelegt. Soll dir person der Kleingruppe also ins System, sollte der Leiter die Person bitten noch eine Kontaktkarte auszufüllen.

Bei uns dürfen nur sehr sehr wenige Personen neue Datensätze anlegen

[Andy]

Ist bei uns auch so. Nur das Sekretariat darf Personendatensätze anlegen und tut dieses nur, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt.