@Matthias-Redikop
zu 1. In diesem Beitrag findest du die Antwort.
zu 2. Die Automatik wird über den Cron gesteuert und läuft jede Nacht. Bei uns geht bei den Kindern die Abfrage auf den Status. Welcher Kleingruppe sie im Anschluss zugeordnet werden erfolgt manuell, weil es nicht nur auf das Alter, sondern auch auf den Entwicklungsstand ankommt.
In eurem Fall würde ich mir dás Datum für die Ausführung im privaten Kalender auf Termin legen.