@ewilke Hallo und willkommen im Forum. Wie bereits richtig erwähnt ist das Wiki dafür gut geeignet solche Dateien dort abzulegen. Wenn es sehr viele Dateien sind, könnte auch auf einen Cloud-Dienst (z.B. Nextcloud) verlinkt werden. Ansonsten gibt es die klassische E-Mail-Funktion in ChurchTools - da kannst du auch PDFs usw. anhängen.
Betreffend den Voreinstellungen im Beiträge-Modul gibt es eine gut zusammengefasste Hilfeseite hier. Ich vermute, dass das gruppeninterne Recht "Beiträge verwalten" fehlt. Die Voreinstellung "Nur Gruppenmitglieder lässt sich dann in jeder Gruppe in den Einstellungen individuell auswählen:
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dann entsprechend bearbeiten
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