Es wäre schön, wenn die Struktur der Dateinamen anpassbar wäre.
Eine generelle Änderung wäre auch möglich.
Der Dateiname sollte zusätzlich das Buchungsjahr und die Spendernamen enthalten:
z.B.
2025-Spendenbescheinigung-Anschreiben-1234-Müller-Paul und Emma.pdf
Das mindert das Risiko einer Verwechslung.
Außerdem haben wir alle Bescheinigungen in einem persönlichen, passwortgeschützten Next-Cloud-Ordner zum Download abgelegt. Link und Passwort sind in einem zusätzlichen Personenfeld in CT hinterlegt und können als Platzhalter in zwei unabhängigen Serienmails verwendet werden.
Die PDFs selber müssen dann nicht per Mail verschickt werden, was zwar erlaubt ist, aber aus Datenschutzgründen nicht zu empfehlen.
So können auch externe Spender mit Funktions-Accounts ohne CT-Zugriff ihre Bescheinigungen abrufen.
