Wir haben das bei uns auch zuerst so gelöst, dass wir allen Teilnehmern die Rechte für das Eintragen und selbstständiges Austragen gegeben haben. Da wir überwiegend mit der App arbeiten als mit der Web-Version, bekommt das Team letztlich garnicht mit, wenn sich jemand austrägt, ohne es zu kommunizieren. Unsere Teams wechseln ständig und es kommen relativ häufig neue Mitglieder dazu. So häufig kann man es garnicht thematisieren, dass sie sich nicht "einfach austragen" sollen.
Da wäre es vor allem für die App ein sinnvoller Ansatz, dass berechtigte Personen eine Push-Benachrichtigung über Zusage, Absage oder Tausch informiert werden können. So geht eine Absage nicht einfach "heimlich" unter.