@cbösch Vielleicht solltest du deinen Planungs-Prozess beschreiben in einem Web Feature Request?! Vermutlich ein Konfiguration pro Dienstbereich oder Dienst oder Gottesdienst? Ein und aus oder Sichtbarkeit oder Status Entwurf und Aktiv?
Ich würde mir wünschen dass aus dem Text hervorgeht, wer plant was wann wo in ChurchTools und wann soll wie informiert werden.
Als Gedankenanregung (= Workaround):
Vorbereitung einmalig
Im ChurchService/Events oder wie es bei Euch heißt, bei allen Diensten die automatische Email Benachrichtung rausnehmen für immer und für alle Dienste, die so im voraus und nicht spontan geplant werden.
Im Planungsprozess
Alle relevanten Events anlegen, alle Rollen ohne Emailbenachrichtigung beplanen, umplanen, besprechen (online Vorteil: jeder mit den Rechten sieht den super Plan)
Manuell n Wochen vor jedem Event oder 1x im Quartal
Du stellst dir in deinem Terminplaner zB Outlook oder Google Kalender oder ... einen wöchtlichen Alarm und sendest dann aus ChurchTools eine Email an alle eingetragenen Mitarbeiter - oder nutzt den Event-Chat, damit alle angefragten Mitarbeiter wissen, dass es Zeit wird sich darum zu kümmern.
Nachteil
Mitarbeiter könnten aus Versehen zu früh zusagen, obwohl du noch umplanen willst. Da hilft kommunikation, wann frühestens und wann spätestens zu/abgesagt werden sollte. Telefon zur Klärung gibt es ja auch noch
Ist das ein Spatz in der Hand für deinen Planungsprozess oder taugt der Sperling nichts?